Assistenz (m/w/d) im Sekretariat des Bürgermeister

Das bieten wir

Worauf du dich immer bei persona service verlassen kannst:

• 50 € monatlich geschenkt für deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
• Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• kostenlose Nachhilfe für deine Kinder auf der Lern- und Nachhilfeplattform Ubimaster
• zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
• exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
• vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten

Stellenbeschreibung

• du übernimmst die Koordination und verfolgst terminrelevante Vorgänge eigenständig inklusive Erledigungskontrolle
• Sitzungen und Beratungen bereitest du vor, organisierst diese und übernimmst Protokollführung sowie Bewirtung
• unterschriftsreife Vorlagen für den Bürgermeister erstellst du nach Manuskript, Stichwort oder eigenständig
• du verfasst Glückwunsch- und Kondolenzschreiben und überwachst den Umlauf von Schriftstücken und Vorlagen
• Ehrungen zu Jubiläen und Geburten organisierst du und stimmst die Abläufe ab
• du vereinbarst Besuchstermine und übernimmst die Beschaffung und Verpackung von Präsenten
• Akten- und Ablageverwaltung sowie die Archivierung gehören ebenfalls zu deinen Aufgaben
• du erfasst bzw. meldest du Urlaub sowie Nebentätigkeiten des Bürgermeisters und erstellst Vollmachten nach Vorgabe
• weiterhin dokumentierst du datenschutzrelevante Vorgänge und führst die Nachweisführung im System PRIVACYSOFT
• du erfasst und berechnest die Geschenkesteuer, betreust  Praktikant:innen und Auszubildende mit und beschaffst Verwaltungs- und Präsentationsmittel nach Bedarf

Anforderungen

• eine abgeschlossene Ausbildung z. B. als Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte (m/w/d), Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation kannst du vorweisen
• Organisationstalent sowie ein sicheres und freundliches Auftreten sprechen für dich
• im Umgang mit sensiblen Informationen bringst du Diskretion und Verantwortungsbewusstsein mit
• du arbeitest gerne eigenständig und findest pragmatische, lösungsorientierte Wege
• weiterhin behältst du auch bei mehreren parallelen Themen und Terminen den Überblick
• ein gutes sprachliches Gefühl für Formulierungen, etwa für offizielle Schreiben oder kurze Texte, zeichnet dich aus