- Bewerbungsfrist
- 23.11.2026
- Vergütung
- Mittlerer Dienst
- Vertrag
- Unbefristet
Tätigkeitsprofil:
- Bearbeitung von internen und externen Terminanfragen, Terminplanung und -koordinierung sowie Kalenderpflege
- Reiseplanung, -organisation und -abrechnung, inklusive Abstimmung des zeitlichen Ablaufs sowie Buchung von Reisemitteln und Unterkünften
- Büroorganisation, Postbearbeitung und -verteilung
- Organisation von Besprechungen und Konferenzen, wie Terminkoordination, Einladungen an Teilnehmende versenden sowie Besprechungsräume und -technik buchen und vorbereiten
- Zusammenstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen
- inhaltliche Aussteuerung der Terminvorbereitungen an die zuständigen Abteilungen und Referate der bpb sowie Koordinierung der Rückmeldungen
- Vertretung der Vorzimmerkraft des Vizepräsidenten
- Bearbeitung sensibler Informationen unter Wahrung der Vertraulichkeit
- allgemeine Korrespondenzen, Schreiben nach Vorlage erstellen und Standardantworten versenden
- Überwachung von Fristen
- Bearbeitung von Wiedervorlagen
- Gästeempfang
Anforderungsprofil:
- eine erfolgreich absolvierte Ausbildung mit mindestens der Abschlussnote befriedigend als:
- Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation oder
- Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder
- Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter oder
- eine abgeschlossene Berufsausbildung sowie hauptberufliche Erfahrungen im Bereich Sekretariat
- routinierter Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen
- selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung, ausgeprägte Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit sowie Eigeninitiative
- hohes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und flexible Arbeitsweise in einem abwechslungsreichen (Aufgaben-)Umfeld
- Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit
- sicheres, höfliches und verbindliches Auftreten
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
wünschenswert:
- mehrjährige Berufserfahrung in der Ausübung von Tätigkeiten einer Vorzimmerkraft auf Leitungsebene einer Behörde
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