eine Vorzimmerkraft (zu je 50%) (w / m / d) - BMG-2026-045

Tätigkeitsprofil:

Gemeinsam mit einer weiteren Vorzimmerkraft leiten Sie das Vorzimmer der Abteilungsleiterin 6 und der Unterabteilungsleiterin 61 und sind hierbei Ansprechperson zur Planung von Terminen bei internen und externen Anfragen. Zudem vereinbaren und koordinieren Sie in diesem Rahmen Termine, vermitteln Telefonanrufe, planen und organisieren Termine und Dienstreisen und kümmern sich um die Erstattung der Dienstreisen. Weiter recherchieren und verschaffen Sie terminbezogene Informationen, zum Beispiel zur Anfahrt, der Unterkunft und Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartnern und stellen bei Bedarf Terminmappen zusammen. Darüber hinaus betreuen Sie eigenständig die Postfächer und leiten den Postein- und den Postausgang weiter, überwachen Termine, pflegen Verteiler und Daten und führen Akten. Sie fertigen einfache Standardschreiben nach Anleitung, arbeiten Korrekturen ein und unterstützen im Bedarfsfall bei der Erstellung von Präsentationen. Bei Besprechungen nehmen Sie Gäste in Empfang und organisieren ggf. Getränke und Catering.

Anforderungsprofil:

Fachliche Anforderungen:

• Abgeschlossene verwaltungsnahe oder kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Bürokauffrau / Bürokaufmann, Fachangestellte / Fachangestellter für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte / Notarfachangestellter oder Fremdsprachensekretärin/Fremdsprachensekretär mit mindestens befriedigendem Ergebnis,
• Erfahrung in einem Vorzimmer und der ministerialen Prozessabläufe ist erwünscht,
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und Grammatik,
• sehr gute Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich der Bürokommunikation,
• sehr gute Kenntnisse der Informationstechnik des BMG sowie
• gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift sind von Vorteil.

Persönliche Anforderungen:

• Zeitliche Flexibilität bzw. Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten (wenn erforderlich auch in den Nachmittags- oder frühen Abendstunden),
• sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit,
• dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit,
• ein verbindliches und freundliches Auftreten,
• hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr guter sprachlicher Ausdruck in Wort und Schrift,
• gute Allgemeinbildung und gute Kenntnisse des politischen Tagesgeschehens,
• Zuverlässigkeit, Ordnungssinn, Verschwiegenheit sowie
• Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Servicebewusstsein.

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