Executive Assistant & Office Manager (m/f/d), befristet auf 18 Monate (Elternzeitvertretung)

Ihre Aufgaben:

• Proaktive und vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung und des CFO im operativen Tagesgeschäft sowie eigenständige Organisation und Koordination des Assistenzbereichs
• Umfassendes Termin- und Kalendermanagement einschließlich Priorisierung, Abstimmung interner und externer Teilnehmender sowie vorausschauender Koordination von Terminverschiebungen und Folgeterminen
• Planung, Organisation und Buchung von Dienstreisen einschließlich Erstellung der Reiseunterlagen und Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Geschäftsführungs-, Strategie- und Management-Meetings einschließlich Agendaabstimmung, Teilnehmerkoordination und Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen
• Erstellung von Besprechungsprotokollen, Beschluss- und Aufgabenlisten sowie konsequentes Nachhalten vereinbarter Maßnahmen, Fristen und Rückmeldungen
• Erstellung und professionelle Aufbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichten und sonstigen Managementunterlagen sowie Koordination und Konsolidierung erforderlicher Zuarbeiten
• Bearbeitung und Koordination der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie professioneller und diskreter Umgang mit vertraulichen Unterlagen, Anfragen und Unterschriftenläufen
• Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, CFO, unseren Werken und Tochtergesellschaften, Group Functions sowie externen Ansprechpartnern; Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses und termingerechter Rückmeldungen
• Organisation und Koordination des Bürostandorts Düsseldorf einschließlich Arbeitsplätzen, Zugängen, Hauspost, Dienstleistern und sonstigen administrativen Abläufen
• Organisation des Besucher- und Gästemanagements einschließlich Bewirtung, Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie Koordination von Hauswirtschaft und Gebäudereinigung
• Zentrale Ansprechperson für administrative Geschäftsvorfälle im Team, insbesondere Dokumenten- und Vertragsmanagement, Ablageorganisation sowie Koordination interner Freigabe- und Unterschriftenprozesse
• Planung und Organisation interner und externer Veranstaltungen sowie Unterstützung bei Messeaktivitäten und ausgewählten Aufgaben der Unternehmenskommunikation
• Unterstützung bei vorbereitenden kaufmännischen Tätigkeiten, einschließlich einfacher Vertretungsarbeiten in der Finanzbuchhaltung und Vorbereitung der Verbuchung von Reisekosten in SAP
• Übernahme allgemeiner administrativer und organisatorischer Aufgaben sowie kurzfristiger Sonderthemen und Projekte im Umfeld der Geschäftsführung und des Düsseldorfer Standorts

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Bezug zu Assistenz, Sekretariat oder Office Management
• Sie bringen praktische Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion mit
• Sie zeichnen sich durch ein sehr gutes Organisationsvermögen aus, setzen Prioritäten sicher und behalten auch bei parallelen Themen und kurzfristigen Anforderungen zuverlässig den Überblick
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, sorgfältig und verbindlich und verfügen über ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion, absolute Zuverlässigkeit und ein vertrauensvoller Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich
• Sie kommunizieren souverän und serviceorientiert und treten gegenüber Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Werken und externen Ansprechpersonen professionell auf
• Sie verfügen über sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil

• Eine verantwortungsvolle Position in einer der führenden unabhängigen Gießereigruppen Europas
• Ein abwechslungsreiches Aufgabenfeld mit unmittelbarer Nähe zu Geschäftsführung und CFO
• Die Möglichkeit, die Zusammenarbeit und die administrativen Abläufe am Standort Düsseldorf aktiv mitzugestalten
• Kurze Entscheidungswege, ein kollegiales Arbeitsumfeld und eine sorgfältige Einarbeitung
• Eine leistungsgerechte Vergütung und 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Eine regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden
• Ein modernes Büroumfeld in Düsseldorf; mobiles Arbeiten ist nach Abstimmung möglich, soweit es die Aufgaben zulassen
• Möglichkeiten zur fachlichen Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Eine gute Work-Life-Balance und ein verlässliches Arbeitsumfeld