Executive Assistant to CEO / Vorstandsassistenz (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Koordination und Begleitung abteilungsübergreifender Projekte und strategischer Initiativen
• Unterstützung des CEO bei operativen, organisatorischen und strategischen Themen
• Erstellung und Pflege von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Diskussionsunterlagen und weiteren Dokumenten für wichtige Meetings
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
• Erstellung von Gesprächsnotizen und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen und Aufgaben
• Übernahme von Aufgaben im Auftrag des Vorstands, beispielsweise Betreuung und Koordination von Geschäftspartnern
• Vorbereitung und Erstellung von Verträgen und Vereinbarungen bis zur Unterschriftsreife
• Unterstützung bei der Geschäftskorrespondenz sowie bei Angeboten und weiteren geschäftlichen Unterlagen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, Veranstaltungen und Terminen
• Unterstützung der Marketingabteilung bei Produktmarketing und Mailing-Aktionen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse und Abläufe
• Allgemeine organisatorische und administrative Unterstützung des Vorstands

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelor- oder Masterstudium, idealerweise im betriebswirtschaftlichen oder ingenieurwissenschaftlichen Bereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise mindestens 5 Jahre, in einer vergleichbaren Position, beispielsweise in der Vorstands- oder Geschäftsführungsassistenz, im Projektmanagement oder in einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
• Sehr gutes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten und eine schnelle Auffassungsgabe
• Erfahrung im Projektmanagement und in der Koordination bereichsübergreifender Themen
• Idealerweise Erfahrung bei der Einführung und Weiterentwicklung interner Prozesse
• Kommunikationsstarke und verbindliche Persönlichkeit mit professionellem Auftreten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Vertraulichkeit
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Serviceorientierung, Freundlichkeit und professionelle Umgangsformen