Kanzlei-Sachbearbeiter/in (w/m/d)

Du managst Anträge, prüfst Unterlagen und kommunizierst mit Behörden sowie Mandanten, als Schnittstelle zu unseren Anwälten sorgst du dafür, dass alles zusammenpasst und Menschen in Deutschland ankommen. Bearbeitung von Einbürgerungsverfahren Du begleitest Mandant:innen Schritt für Schritt durch den kompletten Prozess – vom Antrag bis zur Staatsbürgerschaft. Eigenständige Mandatsbetreuung Du übernimmst Verantwortung für deine Fälle – von der Anfrage bis zum erfolgreichen Abschluss. Kommunikation mit Behörden und Ämtern Du hältst den Kontakt zu Ausländerbehörden, Ministerien, Botschaften und Konsulaten am Laufen – freundlich, klar und effizient. Recherchestärke: Du findest schnell Antworten – ob im Gesetzestext, Online-Tool oder bei der richtigen Person. Dokumentenverständnis: Du kannst mit Bescheiden, Anträgen oder Formularen sicher umgehen und erkennst, was fehlt oder unklar ist. Oder wir zeigen dir wie es geht. Ansprechpartner:in für Mandant:innen Du erklärst, beruhigst, strukturierst und gibst unseren Mandant:innen das gute Gefühl, verstanden zu werden. Dokumentenprüfung und -verwaltung Du prüfst Unterlagen, forderst fehlende Dokumente an und sorgst für saubere, vollständige Akten. Fristenmanagement Du behältst Deadlines und Wiedervorlagen im Blick und sorgst dafür, dass kein Antrag liegen bleibt. Datenerfassung & Pflege in unseren Systemen Ob Hubspot oder Advolux – du hältst alles aktuell und strukturiert. Korrespondenz per E-Mail und Telefon Du schreibst E-Mails, verfasst Anschreiben und telefonierst mit Mandant:innen oder Behörden – empathisch und klar. Qualitätssicherung & Prozessdokumentation Du sorgst dafür, dass interne Abläufe dokumentiert, transparent und effizient bleiben. Bearbeitung von Rückfragen & Nachforderungen Du reagierst schnell und lösungsorientiert, wenn Behörden zusätzliche Informationen benötigen. Statusabfragen bei Behörden Du bleibst dran – telefonisch, per E-Mail oder digital, bis es ein Ergebnis gibt. Mandantenkorrespondenz vorbereiten Du formulierst Schreiben so, dass sie professionell klingen – aber trotzdem verständlich bleiben. Mandanten-Onboarding & Erstgespräche Du begleitest neue Mandant:innen durch die ersten Schritte und sorgst für einen professionellen Start. Fristüberwachung & Erinnerungssysteme Du planst Erinnerungen, Fristen und Termine so, dass nichts verloren geht – auch nicht im Trubel. Pflege von Mandantenstammdaten Du hältst Kontaktinformationen, Statusmeldungen und Fristen tagesaktuell. Bearbeitung von Rückfragen zu Bescheiden Du liest zwischen den Zeilen und klärst, was Behörden eigentlich meinen. Wie geht’s weiter? Einfach online bewerben, Lebenslauf hochladen und vielleicht trinken wir schon bald zusammen einen Kaffee im Büro. Mach dir keinen Stress mit Zeugnissen – zeig uns einfach, was du kannst.

Profil

Organisationsstärke & Struktur
Du behältst auch bei mehreren laufenden Fällen den Überblick (und einen kühlen Kopf) und arbeitest strukturiert, zuverlässig und lösungsorientiert.
Kommunikationstalent:
Du kannst dich gut ausdrücken – schriftlich wie mündlich – und hast keine Scheu, mit Mandanten und Behörden zu sprechen.
Freude an Teamarbeit:
Du arbeitest gern mit Kolleg:innen zusammen, teilst dein Wissen, hast kein Problem damit, auch mal Fragen zu stellen, und unterstützt andere, wenn’s mal eng wird.
Zuverlässigkeit & Eigenverantwortung:
Du bist jemand, auf den man sich verlassen kann – Deadlines, Fristen und Sorgfalt sind für dich selbstverständlich.
Sorgfalt & Genauigkeit:
Du hast ein Auge fürs Detail – besonders, wenn es um Dokumente, Fristen oder Antragsverfahren geht.
Empathie & Menschenverständnis:
Du arbeitest für Menschen, nicht nur mit Akten. Du kannst dich gut in andere hineinversetzen und kommunizierst respektvoll und klar.
Interesse an rechtlichen Themen:
Du musst kein Jura-Studium haben – aber ein Grundinteresse an und Verständnis von Verwaltung, Einbürgerung und rechtlichen Prozessen hilft dir im Alltag sehr.
IT- & Tool-Affinität:
Du nutzt digitale Tools mit Leichtigkeit – ob Advolux, oder CRM-Systeme wie HubSpot. Wenn nicht, bringen wir’s dir bei.
Lernbereitschaft:
Du bist offen für Neues, fragst nach, wenn du etwas nicht verstehst, und freust dich, dich weiterzuentwickeln.
Englischkenntnisse (Bonus):
Nicht zwingend, aber hilfreich – gerade im Kontakt mit internationalen Mandanten. Weitere Sprachkennntnisse sind ebenfalls kein Muss, aber immer willkommen
Detailgenauigkeit:
Du arbeitest sorgfältig, prüfst Dinge doppelt, bevor du sie abschickst – und bist stolz auf deine Genauigkeit.
Verantwortungsgefühl gegenüber Mandanten:
Du weißt, dass hinter jedem Antrag ein Mensch mit Hoffnung steht – und gehst entsprechend sorgfältig vor.
Gelassenheit im Kanzleialltag:
Wenn mal viel los ist, bleibst du ruhig und professionell. Stress ist für dich kein Drama, sondern Ansporn.
Diskretion & Vertrauen:
Du gehst mit sensiblen Daten verantwortungsvoll um – Schweigepflicht ist für dich selbstverständlich.
Flexibilität:
Du kannst dich an neue Abläufe, Tools oder rechtliche Änderungen schnell anpassen.
Freundlichkeit im Ton:
Egal, wie turbulent der Tag ist – dein Umgang bleibt höflich, respektvoll und menschlich.
Offenheit für Feedback:
Du nimmst Rückmeldungen als Chance, nicht als Kritik – und gibst selbst konstruktives Feedback.
Selbstorganisation:
Du arbeitest eigenständig, auch wenn dein Team mal nicht neben dir sitzt.
Verlässliche Fristenverwaltung:
Du hast Deadlines im Griff – und erinnerst andere charmant daran, wenn’s nötig ist.
Teamgeist statt Ellenbogenmentalität:
Bei uns gewinnt das „Wir“ – du bringst dich ein, hilfst mit, und feierst gemeinsame Erfolge.
Serviceorientierung:
Du willst Menschen helfen, ihren Weg zu finden – mit Geduld, Freundlichkeit und Klarheit.
Professionelles Auftreten:
Du weißt, wie man seriös, aber nahbar bleibt – egal ob am Telefon, per Mail oder im persönlichen Gespräch.
Motivation & Leidenschaft:
Du suchst nicht einfach einen Job, sondern eine Aufgabe, die Sinn macht.
Interkulturelle Sensibilität:
Du hast Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen und Hintergründen.
Zeitmanagement:
Du kannst gut einschätzen, wie viel Zeit Aufgaben brauchen – und planst vorausschauend.

Ausbildung

• EducationalOccupationalCredential
• no requirements

Erfahrung

• OccupationalExperienceRequirements
• 36

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