Mitarbeiter/in Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement (m/w/d)

Mitarbeiter/in Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement (m/w/d) in Villingen-Schwenningen

Von Angebot bis Abrechnung: Du hältst unsere Prozesse auf Kurs. Du hast Freude an strukturierten Abläufen, Organisation und Kundenkontakt – und genauso daran, im Hintergrund dafür zu sorgen, dass von der ersten Anfrage bis zur finalen Abrechnung alles reibungslos läuft?

Dann könnte diese Aufgabe perfekt zu dir passen!

Bei biema – beruflich richtig platziert begleiten wir Menschen und Unternehmen bei beruflichen Veränderungen und entwickeln Coaching-, Beratungs- und Lernangebote für die Arbeitswelt von morgen. Damit unsere Kunden, Teilnehmenden und Coaches optimal betreut werden und alle administrativen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen, brauchen wir im Hintergrund ein starkes Fundament – organisiert, sorgfältig und nah am Menschen.

Dafür suchen wir eine aufgeschlossene und strukturierte Persönlichkeit, die unser Team im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement sowie im Empfangsbereich und in der Büroorganisation unterstützt.

Ob du bereits fundierte Berufserfahrung mitbringst, eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast oder als Quereinsteiger:in ein starkes Organisationstalent und Zahlenverständnis besitzt, ist für uns zweitrangig. Entscheidend ist, dass du den Überblick behältst, gerne strukturiert arbeitest und Menschen freundlich sowie verbindlich weiterhelfen kannst.

Deine Aufgaben:Auftragsmanagement & Kundenbetreuung

• Kundenanfragen & Erstkontakte: Bearbeitung und Dokumentation eingehender Kundenanfragen und Erstkontakte im internen System sowie telefonische Nachverfolgung und Durchführung von Erst- und Informationsgesprächen.
• Auftragseingang & Abwicklung: Erfassung, Prüfung und Bearbeitung eingehender Aufträge nach internen Vorgaben und Leitfäden.
• Gutschein- & Fördergeschäft: Entgegennahme und Prüfung geförderter Aufträge, Überwachung relevanter Fristen sowie fristgerechte Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei den jeweiligen Kostenträgern.
• Schnittstelle zur operativen Kundenberatung: Strukturierte Anlage, Vorbereitung und Übergabe von Kundenaufträgen einschließlich aller relevanten Informationen und Unterlagen, um einen reibungslosen Ablauf und optimalen Start der operativen Beratung sicherzustellen.
• Termin- & Ablaufkoordination: Telefonische und persönliche Vereinbarung von Erst- und Beratungsterminen, Bearbeitung von Terminabsagen, Kalenderpflege sowie Zuordnung der Kunden zu passenden Beratern/Coaches.

Angebots-, Ausschreibungs- & Abrechnungsmanagement

• Angebotserstellung (B2B & B2C): Erstellung passgenauer Angebote für Firmen- und Privatkunden nach Vorgabe.
• Ausschreibungen & Anträge: Mitwirkung bei der Vorbereitung und Zusammenstellung von Ausschreibungs- und Antragsunterlagen sowie deren strukturierte Ablage im Dokumentensystem.
• Rechnungsstellung & Abrechnung: Vorbereitung, Erstellung und Versand von Rechnungen an Geschäftskunden, Privatpersonen und Kostenträger.
• Qualitäts- & Ablaufprüfung: Kontrolle der ordnungsgemäßen und vollständigen Auftragsdurchführung als Grundlage für die abschließende Abrechnung.

Dokumentenmanagement & administrative Organisation

• Unterlagenvorbereitung: Zusammenstellung und Bereitstellung von Start-, Informations- und Teilnehmerunterlagen.
• Kundenakten & Teilnehmerverwaltung: Pflege und Verwaltung von Kundenakten und Teilnehmerlisten sowie vollständige Dokumentation und Ablage nach Auftragsabschluss.
• Digitale Dokumenten- & Postfachverwaltung: Pflege des gemeinsamen E-Mail-Posteingangs sowie strukturierte digitale und schriftliche Ablage von Dokumenten in den vorgesehenen Ordner- und Ablagesystemen.

Dein Profil:

Erfahrung: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement, in der Büroorganisation oder am Empfang (Erfahrungen im B2B-/B2C-Angebotswesen und in der Rechnungsstellung von Vorteil).

Arbeitsweise: Gewissenhaftigkeit, Zuverlässigkeit, Zahlenverständnis und Freude an strukturierten Abläufen.

Kommunikation: Freundliches, verbindliches Auftreten am Telefon sowie im persönlichen Umgang mit Kunden.

PC-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit gängigen EDV-Systemen (E-Mail, Word, Excel, Kalendermanagement).

Flexibilität: Bereitschaft, neben dem Angebots-, Auftrags- und Abrechnungsmanagement auch allgemeine Büroaufgaben und Empfangsdienste zu übernehmen.

Was wir dir bieten:

• Eigenverantwortung und kurze Wege: Du kannst Themen selbstständig übernehmen und deine Ideen einbringen.
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld: Dich erwartet ein offenes Team mit direkter Kommunikation und gegenseitiger Unterstützung.
• Flexible Beschäftigungsform und planbare Arbeitszeiten: Teilzeit bis Vollzeit (50 % – 100 %)

Interesse?

Dann möchten wir dich kennenlernen.

Schick uns einfach deine Bewerbung und erzähl uns kurz, warum du Freude an Organisation, kaufmännischen Abläufen sowie Kundenkontakt hast und weshalb die Aufgabe zu dir passt.

Wir freuen uns auf dich und darauf, gemeinsam dafür zu sorgen, dass unsere administrativen Prozesse reibungslos laufen und unsere Kunden sowie das Team bestens unterstützt werden.