Empfangsmitarbeiterinnen im Konferenzbereich begrüßen Gäste von Tagungen, Seminaren und Besprechungen, verwalten Raumbuchungen und sorgen dafür, dass Räume, Technik und Bewirtung zur richtigen Zeit bereitstehen. Sie arbeiten in Hotels, Kongresszentren und Unternehmen mit eigenem Konferenzbereich.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
2.800 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.300 bis 4.000 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.300 € | 2.500 € | 2.900 € | 30.000 € | |
| Mit Berufserfahrung | 2.500 € | 2.800 € | 3.300 € | 33.600 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 2.900 € | 3.300 € | 4.000 € | 39.600 € |
In Hotels gelten, wo eine Tarifbindung besteht, die Entgelttarifverträge des DEHOGA für das jeweilige Bundesland; städtische Kongresszentren zahlen teils nach TVöD und damit spürbar besser. Bei externen Empfangsdienstleistern ohne Tarifbindung liegt die Bezahlung oft nahe am Mindestlohn, während Großunternehmen mit eigenem Empfangspersonal am oberen Rand liegen.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Sie ist die erste Ansprechperson für alle, die zu einer Tagung, einem Seminar oder einer Besprechung kommen. Sie meldet Gäste an, gibt Namensschilder und Besucherausweise aus, erklärt den Weg und informiert die Gastgeber über die Ankunft. Daneben pflegt sie den Raumbelegungsplan, nimmt Buchungen per Telefon, E-Mail oder Buchungssystem an und gibt Änderungen an Haustechnik, Bankett und Reinigung weiter. Vor Beginn einer Veranstaltung prüft sie, ob Bestuhlung, Beamer, Mikrofone und Getränke wie bestellt vorhanden sind. Fällt während einer Sitzung die Technik aus oder fehlt Kaffee, ist sie es, die das organisiert. Am Ende des Tages werden Teilnehmerlisten abgeglichen, Zusatzleistungen erfasst und Rechnungsdaten an die Buchhaltung übergeben.
Eine eigene Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Viele kommen über eine dreijährige duale Ausbildung als Hotelfachfrau, Kauffrau für Büromanagement oder Veranstaltungskauffrau in den Beruf. Der Quereinstieg ist verbreitet, etwa aus dem Einzelhandel, der Gastronomie oder einer Bürotätigkeit. Arbeitgeber achten dann vor allem auf sicheres Auftreten, gute Englischkenntnisse und Erfahrung mit Office-Programmen. Die Einarbeitung in Buchungssysteme und Hausabläufe dauert meist einige Wochen.
Die Arbeit wird im Stehen oder am Tresen erledigt, oft mit vielen gleichzeitigen Anliegen: Das Telefon klingelt, eine Gruppe von achtzig Personen steht zur Anmeldung an, ein Referent sucht seinen Raum. Freundlichkeit muss auch dann halten, wenn Gäste ungeduldig oder unhöflich sind. Kurzfristige Umbuchungen und Doppelbelegungen sind Alltag und landen beim Empfang. In Hotels und Kongresszentren beginnen Schichten früh vor dem ersten Programmpunkt und enden spät nach dem letzten, Wochenendarbeit ist üblich. In Unternehmen mit eigenem Konferenzbereich sind die Zeiten regelmäßiger, dafür ist die Bezahlung bei externen Dienstleistern oft knapp. Erwartet wird ein gepflegtes Erscheinungsbild, häufig mit Dienstkleidung. Die Tätigkeit wiederholt sich stark, Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Empfangs sind begrenzt.
Tagungen und Präsenzveranstaltungen haben sich nach dem Einbruch während der Pandemie weitgehend erholt, auch wenn manche Besprechungen dauerhaft online stattfinden. Hotels und Kongresshäuser suchen weiterhin Personal für den Empfang, besonders für Abend- und Wochenenddienste. In Unternehmen wird der Empfang zunehmend an Facility-Dienstleister vergeben, was sichere, aber eher niedrig bezahlte Stellen schafft. Wer Erfahrung gesammelt hat, kann in die Teamleitung Front Office, ins Bankett- oder Veranstaltungsbüro oder in die Tagungsplanung wechseln. Eine Weiterbildung zur Fachwirtin im Gastgewerbe oder zur geprüften Veranstaltungsfachwirtin öffnet den Weg in Planungs- und Leitungsaufgaben.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung, etwa als Hotelfachfrau, Kauffrau für Büromanagement oder Veranstaltungskauffrau, mit IHK-Abschluss. Quereinsteigerinnen mit Erfahrung im Kundenkontakt und guten Englischkenntnissen werden ebenfalls eingestellt und im Betrieb über mehrere Wochen eingearbeitet.
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