Mitarbeiterin

Was macht eine Mitarbeiterin in Büro und Verwaltung?

Die Stellenbezeichnung "Mitarbeiterin" ist unscharf. Im kaufmännischen Bereich meint sie meist eine Bürokraft, die den Betrieb im Hintergrund am Laufen hält. Typisch ist, Anrufe und E-Mails zu beantworten, Angebote und Rechnungen zu schreiben, Eingangsrechnungen zu prüfen und an die Buchhaltung weiterzugeben, Kundendaten im ERP-System zu pflegen und Bestellungen auszulösen. Dazu kommen Terminplanung, Ablage, Posteingang, das Vorbereiten von Besprechungen und das Erstellen einfacher Auswertungen in Excel. Je nach Betrieb liegt der Schwerpunkt anders: im Handwerksbetrieb eher bei Auftragsannahme und Abrechnung, im Industrieunternehmen bei Einkauf oder Vertriebsinnendienst, in einer Behörde bei Antragsbearbeitung und Aktenführung. Wer sich bewirbt, sollte deshalb genau lesen, welche Aufgaben in der Anzeige tatsächlich stehen.

Wie wird man Mitarbeiterin in Büro und Verwaltung?

Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, vor allem zur Kauffrau für Büromanagement, daneben Industriekauffrau, Groß- und Außenhandelskauffrau oder im öffentlichen Dienst Verwaltungsfachangestellte. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung oft auf zweieinhalb oder zwei Jahre verkürzen. Viele Stellen stehen aber auch Quereinsteigerinnen offen, etwa nach einer anderen Ausbildung, nach einem abgebrochenen Studium oder nach der Elternzeit. Dann zählen sichere Kenntnisse in Word, Excel und Outlook sowie Erfahrung im Umgang mit Kundschaft. Für eine Umschulung fördert die Agentur für Arbeit unter Umständen eine verkürzte Ausbildung von etwa zwei Jahren.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeit findet fast ausschließlich am Bildschirm statt, oft acht Stunden sitzend. Rücken, Nacken und Augen werden belastet, wenn der Arbeitsplatz schlecht eingerichtet ist. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Teilzeit ist verbreitet und vergleichsweise leicht zu bekommen. Schwer fällt vielen der ständige Wechsel zwischen Aufgaben: Ein Anruf unterbricht die Rechnung, eine Rückfrage aus dem Lager unterbricht den Anruf. Dazu kommen Termindruck zum Monatsende, viel Routine und gelegentlich unzufriedene Kundschaft am Telefon. In kleinen Betrieben ist eine Bürokraft oft für alles zuständig, in großen dagegen für einen engen Ausschnitt.

Aussichten

Bürokräfte werden in nahezu jeder Branche gebraucht, die Zahl der Stellen ist hoch. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf spürbar: Einfache Tätigkeiten wie Datenerfassung, Ablage und Standardschreiben werden zunehmend automatisiert. Wer nur diese Aufgaben beherrscht, hat langfristig schlechtere Karten und ist auch eher niedrig bezahlt. Gefragt sind Mitarbeiterinnen, die mit Software sicher umgehen, Abläufe mitdenken und Verantwortung für ein Sachgebiet übernehmen. Weiterbildungen zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, zur Bilanzbuchhalterin, zur Personalfachkauffrau oder im öffentlichen Dienst zur Verwaltungsfachwirtin führen zu Sachbearbeitungs- und Teamleitungsstellen. Auch eine Spezialisierung auf Buchhaltung, Personal oder Einkauf erhöht die Chancen.