Quereinstieg als Empfangsmitarbeiterin

Was macht eine Empfangsmitarbeiterin?

Eine Empfangsmitarbeiterin ist die erste Ansprechperson für alle, die ein Gebäude betreten oder anrufen. Sie begrüßt Gäste, prüft Termine, stellt Besucherausweise aus und meldet Ankommende bei den zuständigen Mitarbeitenden an. Ein großer Teil des Tages besteht aus Telefonaten: Anrufe annehmen, weiterverbinden, Rückrufnotizen schreiben. Dazu kommen Post und Pakete, die angenommen, sortiert und verteilt werden, Kurierdienste, Taxibestellungen und die Buchung von Besprechungsräumen. In vielen Betrieben übernimmt der Empfang auch einfache Büroarbeiten wie Kalenderpflege, Bestellung von Büromaterial, Pflege von Kontaktlisten oder die Vorbereitung von Konferenzräumen mit Getränken. In Konzernen mit Zugangskontrollen gehört die Schlüssel- und Kartenverwaltung dazu, in Arztpraxen und Kliniken die Aufnahme von Patientendaten.

Wie wird man Empfangsmitarbeiterin?

Eine eigene Ausbildung gibt es nicht, der Beruf ist rechtlich nicht geschützt. Arbeitgeber erwarten meist einen Schulabschluss, sichere Deutschkenntnisse und Grundkenntnisse in Office-Programmen. Englisch wird in internationalen Unternehmen, Hotels und Kanzleien fast immer verlangt. Wer aus dem Einzelhandel, der Gastronomie, einem Callcenter oder einer Bürotätigkeit kommt, bringt oft genau die gefragten Erfahrungen mit Kundenkontakt und Telefon mit. Die Einarbeitung dauert in der Regel einige Wochen. Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau für Büromanagement, verbessert die Chancen und das Gehalt deutlich. Viele Stellen werden über Empfangs- und Facility-Dienstleister vergeben, die Quereinsteigerinnen gezielt einstellen und an Kundenunternehmen vermitteln.

Was der Beruf verlangt

Der Empfang ist ein Arbeitsplatz, an dem man ständig sichtbar ist. Freundlichkeit wird auch dann erwartet, wenn Besucher ungeduldig oder unhöflich sind, das Telefon klingelt und gleichzeitig ein Kurier wartet. Diese Daueransprechbarkeit ist anstrengender, als sie von außen wirkt. Pausen lassen sich oft nur mit Vertretung nehmen, und man kann den Platz nicht einfach verlassen. Die Arbeit ist überwiegend sitzend, teils auch stehend. Die Arbeitszeiten richten sich nach den Öffnungszeiten: früh beginnen, spät schließen, in Hotels und Kliniken auch Schichten, Wochenenden und Feiertage. Ein gepflegtes Erscheinungsbild und teilweise Dienstkleidung gehören dazu. Inhaltlich wiederholen sich viele Aufgaben, die Entscheidungsspielräume sind klein. Die Bezahlung liegt besonders bei Dienstleistern oft nahe am Mindestlohn, und Teilzeit- oder befristete Stellen sind häufig.

Aussichten

Empfangskräfte werden in fast allen Branchen gebraucht, Stellenangebote gibt es regelmäßig. Gleichzeitig ersetzen Besucherterminals, digitale Raumbuchung und zentrale Telefonie einen Teil der Aufgaben, sodass reine Empfangsstellen in manchen Unternehmen zusammengelegt oder mit Büroaufgaben kombiniert werden. Wer zusätzliche Aufgaben übernimmt, ist besser abgesichert. Typische Entwicklungswege führen ins Office-Management, in die Assistenz, in die Teamleitung eines Empfangsbereichs oder in die Hotelrezeption. Mit einer nachgeholten kaufmännischen Ausbildung oder einer Weiterbildung zur geprüften Büro- oder Office-Managerin stehen auch Sachbearbeitungsstellen offen.