Was machen Verwaltungsangestellte im Sekretariatsbereich?
Ihre Arbeit hält ein Büro am Laufen. Morgens wird die Post gesichtet, eingescannt und verteilt, danach das Funktionspostfach bearbeitet. Telefonate werden angenommen, Anliegen sortiert und an die zuständige Stelle weitergegeben. Im Terminkalender der Leitung werden Besprechungen koordiniert, Räume gebucht und Unterlagen vorbereitet. Dazu kommen Schriftverkehr nach Diktat oder Stichworten, Protokolle von Sitzungen, das Anlegen und Pflegen von Akten, oft inzwischen in einer elektronischen Akte. In Hochschulen und Schulen gehören Prüfungsanmeldungen, Bescheinigungen und Auskünfte an Studierende oder Eltern dazu, in Ämtern das Erfassen von Anträgen und das Überwachen von Fristen. Häufig werden auch Dienstreisen abgerechnet, Bestellungen ausgelöst und Rechnungen zur Zahlung angewiesen. Der Anteil an Bildschirmarbeit ist hoch, Routine und Unterbrechungen wechseln sich ständig ab.
Wie wird man Verwaltungsangestellte*r im Sekretariatsbereich?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, entweder als Verwaltungsfachangestellte*r im öffentlichen Dienst oder als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement. Formal verlangt wird meist ein mittlerer Schulabschluss, ein Hauptschulabschluss reicht in manchen Betrieben. Der Quereinstieg ist in diesem Beruf verbreitet: Wer eine andere kaufmännische Ausbildung oder längere Büroerfahrung hat, wird oft eingestellt, gerade nach einer Familienpause. Im öffentlichen Dienst führt ein fehlender einschlägiger Abschluss allerdings meist zu einer niedrigeren Eingruppierung. Weiterbildungen wie der Angestelltenlehrgang I oder die geprüfte Fachkraft für Büro- und Projektorganisation verbessern die Chancen.
Was der Beruf verlangt
Körperlich ist die Arbeit wenig belastend, langes Sitzen und Bildschirmarbeit führen aber häufig zu Rücken- und Augenbeschwerden. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, in Behörden mit Gleitzeit, Teilzeit ist gut möglich. Anstrengend sind die vielen Unterbrechungen: Ein Text wird angefangen, dann klingelt das Telefon, jemand steht in der Tür, eine Mail ist dringend. Wer konzentriert an einer Sache bleiben möchte, wird hier oft unzufrieden. Im Publikumsverkehr kommen gereizte oder verzweifelte Menschen vor, und das Sekretariat bekommt Ärger ab, für den es nicht verantwortlich ist. Viele Aufgaben sind repetitiv, Anerkennung für reibungslose Abläufe gibt es selten. Verlangt werden Sorgfalt, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten, sicheres Deutsch in Wort und Schrift und ein gutes Gedächtnis für Fristen und Zuständigkeiten.
Aussichten
Stellen gibt es fast überall, besonders im öffentlichen Dienst, der in den kommenden Jahren viele Beschäftigte in den Ruhestand verabschiedet. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Einfache Schreib- und Ablagearbeiten fallen weg, gefragt sind dafür Kenntnisse in Fachverfahren, Dokumentenmanagement und Tabellenkalkulation. Wer sich weiterbildet, kann in eine Sachbearbeitung, eine Assistenz der Leitung oder eine Teamleitung im Verwaltungsbereich wechseln. Mit dem Angestelltenlehrgang II steht im öffentlichen Dienst der Weg in den gehobenen Verwaltungsbereich offen. Ohne Weiterbildung bleibt der Gehaltsanstieg allerdings begrenzt.