Was macht eine Assistenz der Geschäftsführung?
Die Assistenz der Geschäftsführung arbeitet einer Geschäftsführerin, einem Geschäftsführer oder einem Vorstand direkt zu und hält der Führungskraft den Rücken für Entscheidungen frei. Ein großer Teil des Tages besteht aus Organisation: Termine abstimmen und verschieben, Dienstreisen buchen, Besprechungen vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen und Protokolle schreiben. Dazu kommen Korrespondenz auf Deutsch und oft auf Englisch, Präsentationen, Auswertungen in Excel und das Vorsortieren von E-Mails und Anrufen. In vielen Unternehmen übernimmt die Assistenz auch eigene Projekte, etwa die Planung einer Betriebsversammlung, die Koordination von Dienstleistern oder das Nachhalten von Aufgaben, die in Gremien beschlossen wurden. Sie ist Anlaufstelle für Abteilungen, Kunden und Geschäftspartner und bekommt vertrauliche Informationen zu Personal, Zahlen und Strategie mit.
Wie wird man Assistenz der Geschäftsführung?
Einen festgelegten Ausbildungsweg gibt es nicht. Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, meist als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, als Industriekaufmann oder als Fremdsprachenkorrespondentin, gefolgt von einigen Jahren Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung. Viele bilden sich weiter, etwa zur geprüften Management-Assistentin oder zum geprüften Management-Assistenten, oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation vor der IHK. Zunehmend werden auch Bewerberinnen und Bewerber mit einem Bachelor in Betriebswirtschaft oder Wirtschaftssprachen eingestellt, vor allem in Konzernen. Ein Quereinstieg ist möglich, wenn Organisationserfahrung, sichere Office-Kenntnisse und gutes Englisch nachgewiesen werden. Nach einer Elternzeit gelingt der Wiedereinstieg häufig über Teilzeitstellen in mittelständischen Betrieben.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist sitzend und bildschirmlastig, körperlich aber wenig belastend. Belastend ist eher der Takt: Die Assistenz richtet ihren Tag nach dem Kalender der Führungskraft, und wenn diese kurzfristig umplant, wird das eigene Tagesprogramm hinfällig. Überstunden vor Gremiensitzungen, Messen oder Jahresabschlüssen sind verbreitet, ebenso die Erwartung, auch abends erreichbar zu sein. Viel Arbeit geschieht im Hintergrund und wird kaum wahrgenommen, solange alles läuft. Die enge Bindung an eine Person ist Vorteil und Risiko zugleich: Ein gutes Arbeitsverhältnis trägt weit, ein schwieriger Vorgesetzter macht den Alltag zermürbend, und ein Wechsel in der Geschäftsführung kann die eigene Stelle in Frage stellen. Verschwiegenheit, Taktgefühl und die Fähigkeit, auch unter Druck freundlich und genau zu bleiben, sind unverzichtbar.
Aussichten
Stellen werden laufend ausgeschrieben, vom kleinen Familienbetrieb bis zum Konzern. Klassische Schreib- und Terminaufgaben schrumpfen allerdings durch Software und KI-Werkzeuge, weshalb sich die Rolle in Richtung Projekt- und Büroleitung verschiebt. Wer Fremdsprachen, Zahlenverständnis und Projekterfahrung mitbringt, hat gute Chancen, reine Sekretariatsprofile werden seltener gesucht. Entwicklungswege führen zur Assistenz des Vorstands, zur Leitung eines Office-Teams, ins Office-Management oder in Referentenstellen, etwa als Referentin der Geschäftsführung, als Projektkoordinator oder in die Bereiche Personal und Unternehmenskommunikation.