Was macht eine Kauffrau oder ein Kaufmann für Büromanagement?
Die Arbeit findet fast vollständig am Schreibtisch statt. Kaufleute für Büromanagement nehmen Anrufe und E-Mails entgegen, beantworten Kundenanfragen, schreiben Angebote und Rechnungen und verfolgen offene Zahlungen. Sie koordinieren Termine, organisieren Besprechungen und Dienstreisen, legen Akten an und pflegen Daten in der Firmensoftware. Je nach Betrieb kommen Aufgaben in der Buchhaltung hinzu, etwa das Vorkontieren von Belegen, oder in der Personalverwaltung, etwa das Führen von Urlaubslisten und Arbeitszeitkonten. Im Einkauf holen sie Angebote für Büromaterial oder Waren ein und prüfen Lieferungen. In kleinen Betrieben sind sie oft für alles zuständig, was im Büro anfällt, in großen Unternehmen und Behörden arbeiten sie meist in einer bestimmten Abteilung wie Vertrieb, Personal oder Rechnungswesen.
Wie wird man Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement?
Der übliche Weg ist eine duale Ausbildung von drei Jahren in einem Betrieb und an der Berufsschule. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe stellen jedoch Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerem Schulabschluss oder Abitur ein. Mit Abitur oder guten Leistungen lässt sich die Ausbildung oft auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen. Während der Ausbildung werden zwei Wahlqualifikationen festgelegt, zum Beispiel Personalwirtschaft, kaufmännische Steuerung oder Assistenz und Sekretariat. Die Abschlussprüfung vor der IHK oder einer anderen zuständigen Stelle ist in zwei Teile gestreckt. Für Umsteiger gibt es Umschulungen von meist zwei Jahren, die häufig von der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter gefördert werden. Wer bereits länger in einem Büro gearbeitet hat, kann sich unter bestimmten Voraussetzungen als Externer zur Prüfung anmelden.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeitszeiten sind in der Regel geregelt und liegen tagsüber, Schichtarbeit ist selten. Teilzeitstellen sind verbreitet, was den Beruf für Menschen mit Familie zugänglich macht. Belastend sind eher das lange Sitzen vor dem Bildschirm und die ständigen Unterbrechungen durch Anrufe, Kolleginnen und Nachfragen, während gleichzeitig Fristen einzuhalten sind. Viele Tätigkeiten wiederholen sich und verlangen Genauigkeit, auch wenn sie wenig abwechslungsreich sind. Wer im Empfang oder Sekretariat arbeitet, muss auch mit unfreundlichen Anrufern oder unter Zeitdruck freundlich bleiben. Sicherer Umgang mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Branchensoftware wird vorausgesetzt, ebenso eine fehlerfreie Rechtschreibung.
Aussichten
Kaufleute für Büromanagement werden in fast allen Branchen gebraucht, der Beruf gehört zu den Ausbildungsberufen mit den meisten Auszubildenden. Das bedeutet auch: Die Konkurrenz um Stellen ist groß, und das Gehalt liegt im kaufmännischen Bereich eher im unteren Mittelfeld. Durch Digitalisierung und automatisierte Software fallen einfache Routinearbeiten wie Ablage oder Datenerfassung zunehmend weg. Gefragt bleiben Fachkräfte, die Abläufe organisieren, mit Software gut umgehen und sich in ein Fachgebiet wie Buchhaltung oder Personal einarbeiten. Aufstiegsmöglichkeiten bieten Weiterbildungen zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, zur Personalfachkauffrau, zum Bilanzbuchhalter oder zur Betriebswirtin. Mit Berufserfahrung sind Positionen als Teamassistenz der Geschäftsleitung, Office-Managerin oder Sachbearbeiter mit Spezialaufgaben erreichbar.