Was macht man im Vertriebsinnendienst?
Der Vertriebsinnendienst ist die Schaltstelle zwischen Kunden, Außendienst, Lager, Einkauf und Buchhaltung. Ein großer Teil des Tages besteht aus Telefonaten und E-Mails: Kunden fragen nach Preisen, Lieferterminen oder technischen Details, reklamieren eine falsche Lieferung oder wollen eine Bestellung ändern. Aus Anfragen werden Angebote, die im ERP-System, häufig SAP oder Microsoft Dynamics, kalkuliert und verschickt werden. Kommt ein Auftrag, wird er erfasst, mit Lagerbestand und Produktion abgeglichen und bestätigt. Danach folgt die Überwachung: Liegt die Ware rechtzeitig bereit, ist der Versand organisiert, stimmen Lieferschein und Rechnung. Hinzu kommen das Nachfassen offener Angebote, die Pflege von Stammdaten und Preislisten, das Vorbereiten von Terminen für den Außendienst und das Bearbeiten von Reklamationen und Gutschriften. Im Export kommen Zolldokumente und Lieferbedingungen dazu.
Wie wird man Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst?
Der übliche Weg ist eine kaufmännische Ausbildung, vor allem als Kaufmann oder Kauffrau im Groß- und Außenhandelsmanagement, für Büromanagement oder als Industriekaufmann bzw. Industriekauffrau. Die Ausbildung dauert drei Jahre und endet mit einer Prüfung vor der IHK. Wer Abitur hat, steigt manchmal auch nach einem dualen Studium in Betriebswirtschaft ein. Quereinstieg ist verbreitet: Menschen aus dem Einzelhandel, aus Callcentern oder aus technischen Berufen werden gern genommen, wenn sie Produktwissen mitbringen, etwa ein Elektroniker, der in den Innendienst eines Elektrogroßhandels wechselt. Weiterbildungen zum Fachwirt im Vertrieb oder zum Handelsfachwirt sind möglich.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit findet fast vollständig am Schreibtisch und am Bildschirm statt. Körperlich ist sie wenig belastend, aber langes Sitzen und Headset-Arbeit gehören dazu. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, in der Regel tagsüber zu Bürozeiten, Schichtdienst ist selten. Belastend ist eher der Druck von mehreren Seiten: Kunden wollen sofort eine Antwort, der Außendienst hat Zusagen gemacht, die das Lager nicht halten kann, und die Verantwortung für die Lösung landet im Innendienst. Wer den Ärger eines Kunden über eine verspätete Lieferung aushalten und sachlich bleiben kann, hat einen Vorteil. Genauigkeit ist wichtig, denn ein Zahlendreher in einem Angebot kann teuer werden. Viele Aufgaben wiederholen sich, was manche als eintönig empfinden. Englischkenntnisse werden in exportorientierten Betrieben vorausgesetzt. Die Anerkennung für gut laufende Geschäfte geht oft an den Außendienst, während Fehler im Innendienst auffallen.
Aussichten
Die Nachfrage ist stabil, weil fast jedes Unternehmen mit Geschäftskunden einen Innendienst braucht, vom Maschinenbauer bis zum Baustoffhändler. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Onlineshops und automatisierte Auftragserfassung nehmen einfache Bestellvorgänge ab, gefragt bleiben Beratung, Problemlösung und Betreuung wichtiger Kunden. Wer sich Produkt- und Systemwissen aneignet, kann in die Rolle eines Key-Account-Betreuers im Innendienst, in die Teamleitung oder in den Außendienst wechseln. Auch der Weg ins Vertriebscontrolling, in die Disposition oder ins Produktmanagement steht offen.