Personal Assistants im Partnersekretariat organisieren den Arbeitsalltag einer oder mehrerer Partnerinnen und Partner in Kanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Beratungen. Sie koordinieren Termine, Reisen, Korrespondenz und Mandantenkontakte und halten ihren Vorgesetzten den Rücken frei.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
4.200 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.900 bis 6.500 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.900 € | 3.400 € | 4.000 € | 40.800 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.500 € | 4.200 € | 5.000 € | 50.400 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 4.300 € | 5.200 € | 6.500 € | 62.400 € |
Einen Tarifvertrag gibt es für Kanzleien und Beratungen nicht, die Gehälter werden frei verhandelt. Am stärksten hängt das Gehalt von der Größe und Internationalität des Hauses und vom Standort ab: Großkanzleien in Frankfurt und München zahlen deutlich mehr als kleinere Kanzleien in der Fläche.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Im Mittelpunkt steht meist ein Partner oder eine kleine Gruppe von Partnern einer Anwaltskanzlei, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder Unternehmensberatung. Der Personal Assistant führt deren Kalender, nimmt Telefonate von Mandanten entgegen, sortiert E-Mails vor und entscheidet, was sofort weitergegeben wird und was warten kann. Dazu kommen Reiseplanung mit kurzfristigen Umbuchungen, die Vorbereitung von Besprechungen und Mandantenterminen, das Formatieren und Korrekturlesen von Schriftsätzen, Gutachten oder Präsentationen sowie die Pflege von Akten und Mandantendaten. In vielen Häusern gehören auch Zeiterfassung, Rechnungsvorbereitung, Spesenabrechnungen und Konfliktprüfungen bei neuen Mandaten dazu. Ein großer Teil der Arbeit läuft auf Englisch, besonders in internationalen Sozietäten.
Der häufigste Weg führt über eine dreijährige duale Ausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Rechtsanwaltsfachangestellte. Für Kanzleien ist die zweite Ausbildung besonders gefragt, weil sie Fristenwesen, Zivilprozess und Gebührenrecht abdeckt. Auch Fremdsprachenkorrespondentinnen, Absolventen einer Fachschule für Wirtschaft oder Menschen mit einem abgebrochenen Studium und guten Sprachkenntnissen finden den Einstieg. Wer bereits als Assistenz in einem Unternehmen gearbeitet hat, kann wechseln, braucht aber Zeit, um sich in die Abläufe einer Kanzlei oder Prüfungsgesellschaft einzuarbeiten. Weiterbildungen wie Geprüfte Management-Assistentin oder Office Manager bei der IHK verbessern die Chancen auf Stellen bei Senior Partnern.
Der Takt richtet sich nach dem Partner und nach den Mandaten. Bei Transaktionen, Prüfungsphasen oder Gerichtsfristen werden lange Tage und Arbeit am Abend erwartet, manche Häuser verlangen Erreichbarkeit auch außerhalb der Bürozeit. Der Ton kann knapp sein, die Erwartungen sind hoch, Fehler in einem Schriftsatz oder ein verpasster Termin fallen sofort auf. Die Arbeit ist stark von einer einzelnen Person abhängig: Stimmt die Zusammenarbeit nicht, ist der Alltag zermürbend. Absolute Verschwiegenheit ist Pflicht, da täglich mit vertraulichen Mandantendaten umgegangen wird. Gefragt sind Belastbarkeit, sicheres Englisch, sehr gute Kenntnisse in Word, Outlook und Kanzleisoftware, Sorgfalt bei Formalien und die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig im Blick zu behalten. Die Arbeit findet fast ausschließlich am Bildschirm statt, Homeoffice ist nur teilweise möglich, weil Präsenz im Sekretariat erwartet wird.
Große Kanzleien und Prüfungsgesellschaften suchen laufend erfahrene Assistenzkräfte, vor allem in Frankfurt, München, Düsseldorf, Hamburg und Berlin. Gute Leute mit Kanzleierfahrung und verhandlungssicherem Englisch sind knapp. Gleichzeitig verändern Diktiersoftware, digitale Akten und KI-Werkzeuge den Beruf: Reine Schreibarbeit nimmt ab, Koordination, Mandantenkontakt und Organisation gewinnen an Gewicht. Viele Häuser gehen dazu über, dass eine Assistenz mehrere Anwälte betreut. Entwicklungswege führen zur Assistenz eines Managing Partners, zur Leitung eines Sekretariatsteams, ins Office Management oder in Bereiche wie Legal Operations, Business Development und Mandatsverwaltung.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte oder als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement mit anschließender Berufserfahrung im Sekretariat. Quereinstieg ist mit guten Englischkenntnissen und Assistenzerfahrung möglich, eine IHK-Weiterbildung zur Geprüften Management-Assistentin kann den Einstieg erleichtern.
Executive Assistants unterstützen Geschäftsführungen und Vorstände, indem sie deren Termine, Kommunikation, Reisen und Unterlagen organisieren und als Schnittstelle zwischen Führungsebene, Belegschaft und externen Partnern arbeiten.
Organisiert das Büro eines Unternehmens oder einer Kanzlei, von Terminen und Korrespondenz über Einkauf und Dienstleister bis zu Aufgaben in Personal und Buchhaltung.
Hält den organisatorischen Betrieb einer ganzen Abteilung am Laufen: Termine, Reisen, Unterlagen, Bestellungen und Abrechnungen.
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