Office Manager

Office Manager ist ein Titel, hinter dem sehr unterschiedliche Stellen stehen. Gemeinsam ist ihnen, dass eine Person dafür sorgt, dass ein Büro funktioniert: Post und Telefon, Termin- und Raumplanung, Bestellung von Büromaterial, Betreuung von Dienstleistern für Reinigung, IT oder Gebäude, Vorbereitung von Besprechungen und Besuchen. In kleinen Unternehmen kommen vorbereitende Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Reisekostenabrechnung und Personalverwaltung hinzu, von Arbeitsverträgen über Urlaubslisten bis zur Einarbeitung neuer Kollegen. Oft ist der Office Manager zugleich die rechte Hand der Geschäftsführung.

In größeren Organisationen ist die Stelle enger geschnitten und näher an einem Assistenzberuf, in kleinen Firmen und Start-ups ist sie ein Querschnitt über die gesamte Verwaltung. Das macht den Beruf abwechslungsreich, verlangt aber die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, wenn gleichzeitig ein Lieferant anruft, eine Rechnung fehlt und die Geschäftsführung eine Präsentation braucht. In Kanzleien und Praxen kommen fachliche Besonderheiten hinzu, etwa Fristenkontrolle und Mandantenkorrespondenz, die sorgfältige Arbeit nach festen Regeln verlangen.

In diesem Bestand ist die Mischung typisch: Die Anzeigen kommen von einem diakonischen Träger, von einer Anwaltskanzlei und von jungen Unternehmen, und ein Teil ist ausdrücklich in Teilzeit ausgeschrieben, etwa mit 20 bis 25 Wochenstunden. Office-Management ist einer der Büroberufe, in denen Teilzeitmodelle verbreitet sind, weil sich viele Aufgaben planbar legen lassen und kleine Betriebe keine volle Stelle brauchen.

Ein fester Ausbildungsweg existiert nicht, üblich ist aber eine kaufmännische Ausbildung. Der Berufstitel ist in den letzten Jahren aus der Start-up-Welt in den Mittelstand gewandert und ersetzt dort oft die frühere Bezeichnung Sekretariat oder Assistenz der Geschäftsleitung. Wer sich weiterentwickeln will, spezialisiert sich in Richtung Personal, Buchhaltung oder Facility Management oder übernimmt die Leitung einer Verwaltungsabteilung.