Was macht ein Schulsekretär?
Das Schulsekretariat ist die zentrale Anlaufstelle einer Schule. Morgens rufen Eltern an, um ihr Kind krankzumelden. Danach kommt eine Schülerin mit Bauchschmerzen, die abgeholt werden muss, ein Lehrer braucht Kopierpapier, und die Schulleitung wartet auf einen Brief an das Schulamt. Dazwischen werden Neuanmeldungen aufgenommen, Schülerakten angelegt und gepflegt, Schulbescheinigungen ausgestellt und Daten in die Schulverwaltungssoftware eingegeben. Schulsekretäre bearbeiten die Post, führen Telefonate, verwalten Termine, bestellen Material, rechnen kleinere Kassen wie Klassenfahrtsgelder oder Kopiergeld ab und koordinieren Handwerker oder den Hausmeister. Je nach Schule und Bundesland kommen Statistiken für die Schulbehörde, die Organisation von Zeugnisdruck, Einschulung oder Prüfungen und die Verwaltung von Fahrkarten für den Schülerverkehr dazu. An kleinen Grundschulen arbeitet oft eine einzige Person allein im Sekretariat, an großen Gesamtschulen oder Berufskollegs teilen sich mehrere Kräfte die Aufgaben.
Wie wird man Schulsekretär?
Eine eigene Ausbildung zum Schulsekretär gibt es nicht. Die meisten Stellen verlangen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, oder eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte. Viele Beschäftigte kommen aus der Privatwirtschaft, aus Arztpraxen oder aus der Kommunalverwaltung und steigen nach Familienphasen ein, weil die Arbeitszeiten zum Schulrhythmus passen. Die Einarbeitung in Schulrecht, Datenschutz und die jeweilige Verwaltungssoftware erfolgt meist im Job und über Fortbildungen der Kommunen oder Landesinstitute. Arbeitgeber ist in der Regel nicht das Land, sondern der Schulträger, also Stadt, Gemeinde oder Kreis, bei Privatschulen der jeweilige freie Träger.
Was der Beruf verlangt
Der Arbeitstag ist von ständigen Unterbrechungen geprägt. Konzentriertes Arbeiten an einer Statistik wird alle paar Minuten durch Telefon, Türklopfen oder ein weinendes Kind gestört. Wer das schlecht aushält, wird hier nicht glücklich. Gefragt sind Ruhe, Freundlichkeit auch gegenüber gereizten Eltern, Verschwiegenheit und ein gutes Gedächtnis für Namen und Abläufe. Zu Schuljahresbeginn, bei Anmeldungen und vor Zeugnissen häuft sich die Arbeit deutlich. Viele Stellen sind Teilzeitstellen, und der Urlaub muss meist in den Schulferien genommen werden. Oft wird in der Schulzeit mehr gearbeitet, um die Ferien auszugleichen. Ein häufiger Kritikpunkt ist, dass die Aufgaben über die Jahre gewachsen sind, die tarifliche Eingruppierung aber vielerorts nicht mitgezogen hat. Hinzu kommt, dass Schulsekretäre an kleinen Schulen ohne Vertretung arbeiten und bei Krankheit oft niemand einspringt.
Aussichten
Schulsekretariate werden an jeder Schule gebraucht, die Nachfrage ist stabil und mit dem Ausbau des Ganztags sowie der Digitalisierung der Schulverwaltung eher steigend. Viele Kommunen haben Schwierigkeiten, Stellen zu besetzen, weil die Bezahlung im Vergleich zu anderen Verwaltungstätigkeiten als niedrig gilt. Die Arbeitsplätze im öffentlichen Dienst sind sicher, Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Sekretariats aber begrenzt. Entwicklungswege bieten die Leitung eines größeren Sekretariats mit mehreren Kräften, ein Wechsel in die Schulverwaltung des Trägers oder eine Weiterqualifizierung über den Verwaltungslehrgang I und II, die Türen in die allgemeine Kommunalverwaltung öffnet.