Verwaltungskräfte im Schulsekretariat erledigen Verwaltung und Organisation einer Schule und sind erste Anlaufstelle für Schülerinnen und Schüler, Eltern, Lehrkräfte und Behörden. Sie sind meist beim kommunalen Schulträger angestellt.
6 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.450 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.900 bis 4.300 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.900 € | 3.100 € | 3.350 € | 37.200 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.200 € | 3.450 € | 3.750 € | 41.400 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.550 € | 3.850 € | 4.300 € | 46.200 € |
Die meisten Stellen sind beim kommunalen Schulträger angesiedelt und werden nach TVöD (VKA) bezahlt, meist in den Entgeltgruppen 5 bis 8, an großen Schulen oder mit Zusatzaufgaben auch höher; in einigen Ländern gilt der TV-L bzw. in Hessen der TV-H. Die Eingruppierung hängt stark von Schulgröße und Aufgabenzuschnitt ab, und da viele Stellen in Teilzeit laufen, liegt das tatsächliche Einkommen oft deutlich unter den Vollzeitwerten.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Das Sekretariat ist die Schaltstelle einer Schule. Hier werden Schülerinnen und Schüler an- und abgemeldet, Schülerakten angelegt und gepflegt, Schulbescheinigungen ausgestellt und Daten in die Schulverwaltungssoftware eingegeben. Dazu kommen Krankmeldungen am Morgen, Telefonate mit Eltern, Post, Terminabsprachen für die Schulleitung und die Vorbereitung von Zeugnissen und Konferenzen. Viele Sekretariate verwalten auch das Schulbudget, bestellen Material, rechnen Klassenfahrten ab oder kümmern sich um Schülerfahrkarten. Hinzu kommen Aufgaben, die in keiner Stellenbeschreibung stehen: ein Kind mit Bauchschmerzen, das abgeholt werden muss, ein verlorener Schlüssel, ein aufgebrachter Vater am Tresen. Die Arbeit wechselt ständig zwischen Schreibtisch und Publikumsverkehr.
Eine eigene Ausbildung für diesen Beruf gibt es nicht. Üblich ist eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Berufsausbildung, etwa als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Verwaltungsfachangestellte. Beide dauern in der Regel drei Jahre. Viele Stellen werden auch mit Quereinsteigerinnen und Quereinsteigern besetzt, die Büroerfahrung aus anderen Branchen mitbringen; gerade nach einer Familienphase ist das ein häufiger Weg. Die Einarbeitung in Schulrecht und Verwaltungssoftware erfolgt dann im Betrieb. Einige Bundesländer und Kommunen bieten spezielle Lehrgänge für Schulsekretariate an. Wer im öffentlichen Dienst aufsteigen will, kann über den Verwaltungslehrgang I oder II weitere Qualifikationen erwerben.
Die Arbeit verlangt Belastbarkeit gegenüber ständigen Unterbrechungen. Konzentriertes Arbeiten an einer Akte ist selten länger als ein paar Minuten möglich, weil Telefon, Tür und E-Mail gleichzeitig fordern. Zu Schuljahresbeginn, bei Anmeldungen und vor Zeugnissen ballt sich die Arbeit. Der Umgang mit Menschen ist nicht immer angenehm: gestresste Eltern, Konflikte, gelegentlich auch heikle Fälle wie Kindeswohlgefährdung, bei denen Verschwiegenheit und Datenschutz unbedingt gewahrt werden müssen. An kleinen Schulen arbeitet die Sekretärin oft allein und muss alles selbst wissen. Ein Vorteil sind die Arbeitszeiten: Gearbeitet wird tagsüber, Wochenend- und Schichtdienst gibt es nicht. Viele Stellen sind Teilzeitstellen, häufig mit Arbeitszeitkonten, bei denen in der Schulzeit mehr gearbeitet wird, um in den Ferien frei zu haben. Ganz frei sind die Ferien aber meist nicht, weil ein Teil der Verwaltung dann erledigt wird. Die Bezahlung ist solide, aber nicht hoch, und die Eingruppierung hängt oft an der Schulgröße.
Schulsekretariate werden überall gebraucht, und durch die Altersstruktur scheiden in den kommenden Jahren viele Beschäftigte aus. Die Nachfrage ist daher stabil, vor allem bei Kommunen. Gleichzeitig wachsen die Aufgaben durch Ganztagsbetrieb, Digitalisierung, Inklusion und mehr Dokumentationspflichten, was in einigen Ländern zu neuen Stellen wie der Schulverwaltungsassistenz führt. Aufstiegsmöglichkeiten bestehen innerhalb des öffentlichen Dienstes: Wechsel an größere Schulen mit höherer Eingruppierung, Übernahme von Haushalts- und Organisationsaufgaben oder der Schritt in die Schulverwaltung beim Schulträger oder Schulamt. Mit Verwaltungslehrgängen ist auch eine Tätigkeit als Sachbearbeitung in der Kommunalverwaltung möglich.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement oder zur Verwaltungsfachangestellten. Quereinstieg mit Büroerfahrung ist verbreitet; die schulspezifischen Kenntnisse werden durch Einarbeitung und Lehrgänge des Schulträgers oder des Landes erworben.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Hält den organisatorischen Betrieb einer ganzen Abteilung am Laufen: Termine, Reisen, Unterlagen, Bestellungen und Abrechnungen.
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