Gehalt verhandeln: erst die Zahl, dann das Gespräch

Die meisten Gehaltsverhandlungen sind entschieden, bevor sie beginnen: durch die Zahl, die man nennt, und dadurch, ob man sagen kann, woher sie kommt. Wer eine Spanne mit Begründung hat, verhandelt. Wer eine Zahl aus dem Bauch nennt, hofft.

Woher eine belastbare Zahl kommt

Es gibt vier Quellen, die etwas wert sind, und sie sind unterschiedlich belastbar.

Tarifwerke. Das ist die härteste Quelle, weil sie Zahlen mit Geltung enthält. Gilt im Betrieb ein Tarifvertrag, ist Ihre Stelle einer Entgeltgruppe zugeordnet, innerhalb der Gruppe meist einer Stufe nach Berufsjahren. Die Entgelttabellen der großen Tarifbereiche sind öffentlich; Gewerkschaften und Arbeitgeberverbände veröffentlichen sie, das WSI-Tarifarchiv der Hans-Böckler-Stiftung sammelt sie. Verhandelbar ist dann selten der Betrag, sondern die Eingruppierung und die Stufe, und das ist oft der größere Hebel. Wie Sie Entgeltgruppe, Stufe und Laufzeit lesen, steht in Tarifvertrag verstehen.

Amtliche Erhebungen. Das Statistische Bundesamt erhebt Verdienste in der Verdiensterhebung, aufgeschlüsselt nach Wirtschaftszweig, Anforderungsniveau, Region und Geschlecht. Die Bundesagentur für Arbeit stellt mit dem Entgeltatlas Mediane der Bruttoarbeitsentgelte nach Beruf, Bundesland, Alter und Geschlecht bereit, berechnet aus der Beschäftigtenstatistik, also aus Meldungen echter Arbeitgeber. Beides ist kostenlos und für den Einstieg die beste Grundlage. Achten Sie auf zwei Dinge: Es ist der Median, nicht der Durchschnitt, und Vollzeit-Angaben lassen sich nicht einfach auf Teilzeit herunterrechnen, wenn Zulagen im Spiel sind.

Branchen- und Verbandserhebungen. Kammern, Berufsverbände und Marktforschungshäuser veröffentlichen Reports. Sie sind näher am Beruf und oft aktueller, haben aber eine Schwäche: Sie beruhen meist auf freiwilligen Selbstangaben. Wer gut verdient, macht häufiger Angaben, deshalb liegen diese Zahlen tendenziell hoch. Prüfen Sie vor der Verwendung immer drei Punkte: Wie viele Fälle stehen hinter der Zahl, aus welchem Jahr sind die Daten, und ist Brutto mit oder ohne Sonderzahlungen gemeint. Was Sie nicht beantworten können, sollten Sie im Gespräch nicht als Beleg anführen.

Ihr eigenes Umfeld. Kollegen im gleichen Beruf bei anderen Arbeitgebern, Bekannte aus der Ausbildung, der Betriebsrat, wenn Sie schon im Betrieb sind. Kleine Stichprobe, aber sehr konkret.

Und eine Quelle im Betrieb, die viele nicht kennen: Bei Arbeitgebern mit mehr als 200 Beschäftigten haben Sie nach § 10 des Entgelttransparenzgesetzes einen Anspruch darauf, das mediane Vergleichsentgelt der Beschäftigten des anderen Geschlechts mit gleicher oder gleichwertiger Tätigkeit zu erfahren, sofern es dort mindestens sechs solche Personen gibt. Antwortfrist: drei Monate. Die EU-Richtlinie 2023/970 verlangt weitergehende Angaben, unter anderem zum Entgelt schon in der Stellenausschreibung; ihre Umsetzungsfrist lief am 7. Juni 2026 ab, wie weit das deutsche Recht angepasst ist, prüfen Sie für den aktuellen Zeitpunkt. Die Einzelheiten stehen in Entgelttransparenz.

Diese Stellenbörse führt selbst keine Gehaltstabellen, und das ist Absicht: Eine Zahl, die aus tausenden Anzeigen verschiedener Branchen gemittelt wird, hilft bei Ihrer Verhandlung nicht. Was Anzeigen dagegen brauchbar zeigen, sind Angaben in Ausschreibungen desselben Arbeitgebers oder derselben Region für dieselbe Tätigkeit. Sammeln Sie fünf davon, und Sie haben einen Korridor.

Der Zeitpunkt

Es gibt drei Momente, in denen über Geld gesprochen wird, und sie sind nicht gleich viel wert.

In der Bewerbung. Nur wenn die Anzeige danach fragt. Dann gehört die Angabe in den letzten Absatz des Anschreibens, als Jahresbrutto. Ungefragt gehört sie nicht hinein, weil sie ausschließlich Nachteile hat: zu hoch und Sie sortieren sich aus, zu niedrig und Sie haben den Rahmen gesetzt.

Im ersten Gespräch. Wenn der Arbeitgeber fragt, antworten Sie. Ausweichen wirkt unvorbereitet. Wenn er nicht fragt, fragen Sie auch nicht sofort; die erste Runde dient der Frage, ob es fachlich passt.

Am Ende, kurz vor der Zusage. Das ist der günstigste Moment. Sie sind zu diesem Zeitpunkt die Person, mit der der Betrieb rechnet, und der Aufwand für eine Absage ist inzwischen hoch. Wenn Sie eine Spanne genannt haben und jetzt am oberen Ende landen wollen, ist hier der Punkt.

Ein häufiger Fehler: die Zahl senken, weil das Gespräch angenehm war. Sympathie ist kein Gehaltsbestandteil.

Eine Spanne, keine Punktzahl

Nennen Sie eine Spanne von etwa 10 Prozent Breite, zum Beispiel "zwischen 44.000 und 48.000 Euro Jahresbrutto". Das öffnet die Verhandlung und macht deutlich, dass die Zahl aus einer Überlegung stammt.

Zwei Regeln dazu. Erstens: Immer Jahresbrutto, und dazu sagen, was darin enthalten ist. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, eine 13. Monatsvergütung, Schicht- und Sonntagszuschläge, Fahrtkostenerstattung und ein Firmenwagen machen zwischen zwei Angeboten schnell einen Unterschied von einigen Tausend Euro. Was davon fest zusteht und was freiwillig ist, erkennt man erst im Vertrag. Welche Bestandteile es überhaupt gibt und wie sie berechnet werden, behandelt Zuschläge und Zulagen.

Zweitens: Die Untergrenze Ihrer Spanne ist die Zahl, die Sie am Ende bekommen. Setzen Sie sie deshalb nicht auf Ihr Minimum, sondern etwas darüber. Und rechnen Sie vorher aus, was von einem Bruttobetrag netto übrig bleibt, damit Sie nicht über die falsche Größe verhandeln; Lohnabrechnung verstehen zeigt, welche Abzüge dazwischenliegen.

Eine Untergrenze gilt immer: der gesetzliche Mindestlohn, seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro brutto je Zeitstunde, ab dem 1. Januar 2027 14,60 Euro. In einigen Branchen liegen allgemeinverbindliche Mindestlöhne darüber. Wer unterhalb bezahlt wird, hat keinen Verhandlungsfall, sondern einen Anspruch.

Argumente, die tragen

Wirksam ist, was der Arbeitgeber überprüfen kann und was ihm Kosten erspart oder Umsatz bringt.

• Belegte Verantwortung. Anzahl geführter Personen, Budget, Maschinenpark, Schlüssel- und Kassenverantwortung, Bereitschaftsdienst, Rufbereitschaft.
• Abschlüsse und Scheine. Meister, Techniker, Fachwirt, Ausbildereignung nach AEVO, Schweißerprüfungen, Berufskraftfahrerqualifikation, Sachkundenachweise. Jeder Nachweis, der dem Betrieb eine Position besetzt, die er sonst nicht besetzen kann, ist Geld wert.
• Einarbeitungszeit, die entfällt. Wer die eingesetzte Anlage, Steuerung oder Software bereits kennt, ist ab der ersten Woche produktiv. Sagen Sie das mit dem Namen des Systems.
• Bereitschaft, die knapp ist. Nachtschicht, Wochenenddienst, Montage mit Übernachtung, Bereitschaft in Randzeiten, Führerschein plus eigenes Fahrzeug.
• Marktlage. Wenn die Stelle seit Monaten ausgeschrieben ist oder der Beruf in Ihrer Region regelmäßig als Engpassberuf geführt wird, ist das ein sachliches Argument. Die Bundesagentur veröffentlicht dazu eine Engpassanalyse, auf die Sie sich berufen können.
• Ein konkretes anderes Angebot. Nur nennen, wenn es existiert. Ein erfundenes Angebot ist das einzige Argument, das den Verhandlungspartner dauerhaft kostet, wenn es auffällt.

Nicht tragen private Bedürfnisse. Miete, Kreditrate, Kinder, gestiegene Lebenshaltungskosten, ein Umzug: Das alles ist real, hat aber mit dem Wert der Arbeit nichts zu tun, und der Arbeitgeber kann es nicht zur Grundlage machen, ohne es bei allen anderen auch zu tun. Ebenfalls schwach: die eigene Betriebszugehörigkeit als solche, der Vergleich mit einem einzelnen Kollegen und der Hinweis, dass die letzte Erhöhung lange her ist.

Das Gespräch

Formulieren Sie in zwei Sätzen: die Zahl und die Begründung. "Nach der Entgeltgruppe, die für diese Tätigkeit im Tarifvertrag vorgesehen ist, und mit meinen sieben Berufsjahren liege ich bei einem Jahresbrutto zwischen 44.000 und 48.000 Euro." Dann schweigen und die Antwort abwarten. Das Schweigen ist der unterschätzte Teil.

Kommt ein Gegenangebot unterhalb Ihrer Spanne, fragen Sie nach dem Grund, statt sofort zu akzeptieren oder abzulehnen. Häufig gibt es Gründe, die sich behandeln lassen: eine Gehaltsstruktur mit festen Bändern, ein Budget, das im laufenden Jahr ausgeschöpft ist, eine Eingruppierung, die noch nicht endgültig ist.

Wenn beim Grundgehalt nichts mehr geht, verhandeln Sie den Rest: eine feste Überprüfung nach sechs Monaten mit Datum im Vertrag, eine Zulage für eine benannte Zusatzaufgabe, Urlaubstage, Zuschuss zum Deutschlandticket, eine Weiterbildung mit Übernahme der Kosten und Arbeitszeit, Zusage zur Ausbildung zum Meister. Solches lässt sich leichter genehmigen als eine Erhöhung des Tabellenwerts, weil es andere Budgets betrifft.

Halten Sie fest, was vereinbart wurde, und prüfen Sie es im Vertrag. Eine mündliche Zusage über eine Erhöhung nach der Probezeit, die nicht im Vertrag steht, ist im Streitfall schwer zu beweisen.

Erhöhung im laufenden Arbeitsverhältnis

Der Ablauf ist derselbe, nur der Zeitpunkt ist anders. Günstig sind: nach einem abgeschlossenen Projekt, nach einer bestandenen Prüfung, bei einer tatsächlichen Erweiterung Ihrer Aufgaben, vor der Budgetplanung für das nächste Jahr. Ungünstig: direkt nach einem Fehler, in einer Woche mit Personalengpass, im Vorbeigehen auf dem Flur.

Bitten Sie um einen Termin und nennen Sie das Thema. Bereiten Sie eine Liste dessen vor, was Sie heute tun und bei Ihrem letzten Gehaltsgespräch nicht getan haben. Nicht Ihre Eigenschaften, sondern die Aufgaben: neue Anlage, Einarbeitung von zwei Kollegen, Schichtführung in Abwesenheit, Übernahme der Prüfdokumentation. Nennen Sie eine Zahl; wer keine nennt, überlässt sie dem anderen.

Im tarifgebundenen Betrieb läuft es anders: Dort verhandelt die Tarifkommission die Tabelle, Ihnen bleibt die Eingruppierung und die Stufe. Ein Antrag auf Höhergruppierung mit einer Beschreibung der tatsächlichen Tätigkeit ist der richtige Weg, und der Betriebsrat hat bei der Eingruppierung nach § 99 Betriebsverfassungsgesetz ein Mitbestimmungsrecht, also auch ein Interesse an der Sache.

Kommt ein Nein, fragen Sie nach der Bedingung: Was müsste sich ändern, damit es in zwölf Monaten ein Ja wird. Die Antwort ist entweder konkret oder sie sagt Ihnen, dass die Erhöhung nur über einen Wechsel kommt.

Ein Hinweis zum Schluss: Die genannten Vorschriften und Beträge geben den Stand vom September 2026 wieder, Tarifwerte ändern sich mit jeder Runde. Dieser Ratgeber ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung; bei Fragen zur Eingruppierung helfen Betriebsrat, Gewerkschaft oder eine Fachanwaltskanzlei weiter.