Assistentinnen und Assistenten organisieren Büroabläufe für eine Führungskraft, ein Team oder eine Abteilung: Termine, Korrespondenz, Reisen, Unterlagen und Abstimmungen. Sie halten anderen den Rücken frei und sind oft die erste Anlaufstelle im Haus.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.500 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.500 bis 5.800 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.500 € | 2.900 € | 3.400 € | 34.800 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.000 € | 3.500 € | 4.200 € | 42.000 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.800 € | 4.500 € | 5.800 € | 54.000 € |
Das Gehalt hängt stark von der Position ab: Eine Teamassistenz verdient deutlich weniger als eine Vorstandsassistenz in einem Konzern, dazu kommen große Unterschiede nach Branche und Unternehmensgröße. Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD oder TV-L, in der Industrie oft Branchentarife wie der Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie oder der Chemie, während in kleinen Betrieben und Kanzleien meist frei und niedriger verhandelt wird.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Assistentinnen und Assistenten sorgen dafür, dass im Büro nichts liegen bleibt. Sie führen Terminkalender, vereinbaren und verschieben Besprechungen, buchen Bahnfahrten, Flüge und Hotels und rechnen Reisekosten ab. Sie beantworten E-Mails und Anrufe, filtern, was wirklich bei der Chefin oder dem Chef landen muss, und schreiben Briefe, Protokolle und Präsentationen. Dazu kommen Ablage, Pflege von Datenbanken, Bestellung von Büromaterial, Vorbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen sowie kleinere Aufgaben in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen. Je nach Stelle unterscheidet sich der Schwerpunkt stark: Eine Teamassistenz unterstützt mehrere Kolleginnen und Kollegen, eine Assistenz der Geschäftsführung arbeitet eng mit einer einzigen Führungsperson zusammen, bereitet Entscheidungsunterlagen vor und übernimmt eigene kleine Projekte. In internationalen Unternehmen wird ein großer Teil der Arbeit auf Englisch erledigt.
Einen geschützten Ausbildungsberuf mit dem Namen Assistent gibt es im kaufmännischen Bereich nicht. Der übliche Weg führt über die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder über eine andere kaufmännische Ausbildung, etwa Industrie- oder Bürokaufmann. Daneben gibt es schulische Ausbildungen zur Fremdsprachenassistenz, Europasekretärin oder Wirtschaftsassistenz an Berufsfachschulen. Für Stellen in der Geschäftsführungsassistenz verlangen manche Unternehmen inzwischen ein Studium der Betriebswirtschaft oder eine Weiterbildung, zum Beispiel zur Geprüften Management-Assistentin bei der IHK. Quereinstieg ist verbreitet: Wer aus einem anderen Beruf kommt, sicher mit Office-Programmen umgeht und organisieren kann, findet oft über eine Teamassistenz oder Zeitarbeit einen Einstieg.
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber geistig fordernd. Viele Dinge laufen gleichzeitig, ständig kommen Unterbrechungen durch Telefon, Mails und Rückfragen, und die Prioritäten verschieben sich oft mehrmals am Tag. Assistenzkräfte müssen den Überblick behalten, auch wenn andere hektisch werden. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt und Teilzeit ist gut möglich, in der Geschäftsführungsassistenz richtet sich der Tag aber nach dem Kalender der Führungskraft, was auch frühe Termine oder Überstunden vor wichtigen Sitzungen bedeuten kann. Schwer fällt vielen, dass die eigene Leistung wenig sichtbar ist: Wenn alles klappt, bemerkt es kaum jemand. Diskretion ist Pflicht, denn Assistenzkräfte sehen vertrauliche Personal- und Geschäftsdaten. Langes Sitzen am Bildschirm belastet Rücken und Augen.
Assistenzstellen gibt es in fast jeder Branche, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig verändert sich der Beruf: Terminplanung, Reisebuchung und Ablage werden zunehmend von Software übernommen, einfache Sekretariatsstellen werden weniger. Gefragt sind Assistenzkräfte, die Projekte koordinieren, Daten auswerten, Englisch sprechen und mit digitalen Werkzeugen sicher umgehen. Wer sich weiterbildet, kann in die Assistenz des Vorstands, ins Office-Management mit Personalverantwortung, in die Projektkoordination oder in Fachbereiche wie Personal oder Einkauf wechseln. Eine Weiterbildung zum Fachwirt oder ein berufsbegleitendes Studium öffnet zusätzliche Wege.
Üblich ist die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement mit IHK-Abschluss oder eine zwei- bis dreijährige schulische Ausbildung zur Fremdsprachen- oder Wirtschaftsassistenz. Für die Assistenz der Geschäftsführung kommen eine IHK-Weiterbildung zur Geprüften Management-Assistenz oder ein Bachelorstudium hinzu.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Organisiert das Büro eines Unternehmens oder einer Kanzlei, von Terminen und Korrespondenz über Einkauf und Dienstleister bis zu Aufgaben in Personal und Buchhaltung.
Projektassistenten unterstützen Projektleitungen bei Planung, Organisation und Dokumentation von Projekten. Sie halten Termine, Unterlagen, Budgets und Kommunikation zusammen, damit die Fachleute an der Sache arbeiten können.
Sekretärinnen und Sekretäre organisieren den Büroalltag einer Abteilung, einer Führungskraft oder einer Einrichtung. Sie führen Termine und Korrespondenz, nehmen Anrufe entgegen und halten Abläufe zusammen.
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