Assistenzkräfte organisieren den Büroalltag eines Teams, einer Abteilung oder einer Führungskraft: Sie koordinieren Termine, bearbeiten Korrespondenz, bereiten Unterlagen vor und halten Abläufe zusammen.
9 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.400 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.500 bis 5.200 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.500 € | 2.900 € | 3.300 € | 34.800 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.000 € | 3.400 € | 3.900 € | 40.800 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.600 € | 4.200 € | 5.200 € | 50.400 € |
Am stärksten wirkt die Position: Teamassistenzen verdienen deutlich weniger als Assistenzen der Geschäftsführung, und Großunternehmen sowie Industrie zahlen mehr als kleine Betriebe. Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD beziehungsweise TV-L mit Eingruppierung meist zwischen E5 und E8, in der Privatwirtschaft je nach Branche Tarifverträge wie die der Metall- und Elektroindustrie oder freie Verhandlung.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Eine Assistenzkraft sorgt dafür, dass in einem Büro die organisatorische Arbeit erledigt wird, damit andere sich auf ihre Fachaufgaben konzentrieren können. Je nach Stelle heißt der Beruf Teamassistenz, Büroassistenz, Office-Assistenz oder Assistenz der Geschäftsführung. Typisch sind das Führen von Kalendern, das Abstimmen von Terminen mit mehreren Beteiligten, das Buchen von Dienstreisen und das Abrechnen der Reisekosten. Hinzu kommen E-Mails und Briefe nach Vorlage oder selbst formuliert, Protokolle von Besprechungen, Präsentationen in PowerPoint und Tabellen in Excel. Assistenzkräfte nehmen Anrufe entgegen, empfangen Gäste, bestellen Büromaterial, pflegen Ablagen und Datenbanken und behalten Fristen im Blick. In größeren Unternehmen übernehmen sie oft eigene Projekte, etwa die Organisation von Veranstaltungen oder die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen. Wer einer Vorstandsebene zuarbeitet, bereitet Entscheidungsvorlagen vor und filtert, was überhaupt bei der Führungskraft ankommt.
Der übliche Weg ist die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement. Wer Abitur hat oder gute Leistungen zeigt, kann sie oft auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen. Alternativ gibt es schulische Ausbildungen, etwa zur staatlich geprüften kaufmännischen Assistenz oder zur Fremdsprachenkorrespondenz, die besonders für Stellen mit Englisch gefragt sind. Der Quereinstieg ist in diesem Beruf verbreitet: Menschen aus Einzelhandel, Hotellerie oder anderen Dienstleistungsberufen wechseln häufig ins Büro, sofern sie sicher mit gängiger Bürosoftware umgehen und sich schriftlich gut ausdrücken. Für Stellen als Assistenz der Geschäftsführung werden oft mehrere Jahre Berufserfahrung, verhandlungssicheres Englisch und manchmal eine Weiterbildung zur geprüften Management-Assistenz oder ein Studium erwartet.
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber geistig fordernd, weil viele kleine Aufgaben gleichzeitig laufen und ständig Unterbrechungen kommen. Wer mehreren Personen zuarbeitet, muss Prioritäten setzen, ohne dass jemand sich übergangen fühlt. Diskretion ist Pflicht, da Assistenzkräfte Einblick in Personalfragen, Verträge und interne Pläne haben. Die Arbeitszeiten sind meist regulär und Teilzeit ist gut möglich, was den Beruf für Menschen nach einer Elternzeit interessant macht. In der Assistenz von Führungskräften fallen dagegen Überstunden und Erreichbarkeit außerhalb der Bürozeiten an. Schwer fällt vielen, dass die eigene Leistung wenig sichtbar ist: Wenn alles läuft, fällt es niemandem auf, wenn etwas schiefgeht, sehr wohl. Langes Sitzen am Bildschirm belastet Rücken und Augen.
Assistenzkräfte werden in fast allen Branchen gebraucht, die Zahl der Stellen ist entsprechend groß. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf spürbar: Terminbuchung, Reisekostenabrechnung und einfache Korrespondenz werden zunehmend von Software übernommen, reine Schreib- und Ablagetätigkeiten verschwinden. Gefragt bleiben Assistenzkräfte, die organisieren, koordinieren und kommunizieren können und digitale Werkzeuge sicher beherrschen. Entwicklungswege führen zur Assistenz der Geschäftsführung, ins Office Management mit Personalverantwortung oder in Fachrichtungen wie Personal, Projektassistenz oder Eventorganisation. Weiterbildungen zur Fachwirtin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation öffnen zusätzlich Türen.
Üblich ist die dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement mit IHK-Abschluss, die sich bei guten Voraussetzungen verkürzen lässt. Daneben führen schulische Ausbildungen zur kaufmännischen Assistenz oder Fremdsprachenkorrespondenz sowie ein Quereinstieg mit Büroerfahrung in den Beruf.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Organisiert das Büro eines Unternehmens oder einer Kanzlei, von Terminen und Korrespondenz über Einkauf und Dienstleister bis zu Aufgaben in Personal und Buchhaltung.
Sekretärinnen und Sekretäre organisieren den Büroalltag einer Abteilung, einer Führungskraft oder einer Einrichtung. Sie führen Termine und Korrespondenz, nehmen Anrufe entgegen und halten Abläufe zusammen.
Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Anträge, Bescheide und Akten in Behörden und öffentlichen Einrichtungen und wenden dabei Gesetze und Verwaltungsvorschriften an. Sie sind Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger und arbeiten im Hintergrund an Haushalt, Personal und Organisation.
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