Backoffice-Kräfte erledigen die kaufmännische und organisatorische Arbeit im Hintergrund eines Unternehmens: Aufträge erfassen, Rechnungen prüfen, Daten pflegen und Anfragen von Kunden, Außendienst und Kollegen bearbeiten.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.300 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.400 bis 4.700 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.400 € | 2.800 € | 3.200 € | 33.600 € | |
| Mit Berufserfahrung | 2.800 € | 3.300 € | 3.900 € | 39.600 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.300 € | 3.900 € | 4.700 € | 46.800 € |
Das Gehalt hängt vor allem von Branche und Tarifbindung ab: In der Metall- und Elektroindustrie (Tarifverträge der IG Metall), bei Banken und Versicherungen oder im öffentlichen Dienst (TVöD, TV-L) wird deutlich mehr gezahlt als in kleinen Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieben ohne Tarif; im Handel gelten die Tarifverträge für den Groß- und Außenhandel bzw. Einzelhandel, an die viele Betriebe aber nicht gebunden sind.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Im Backoffice läuft die Arbeit zusammen, die der Vertrieb, der Außendienst oder die Kundenberatung nicht selbst erledigen kann. Dazu gehört, Aufträge und Bestellungen im Warenwirtschafts- oder ERP-System zu erfassen, Angebote und Auftragsbestätigungen zu schreiben, Lieferungen zu verfolgen und Rechnungen vorzubereiten oder zu prüfen. Ein großer Teil des Tages besteht aus E-Mails und Telefonaten: Kunden fragen nach Lieferterminen, Kollegen im Außendienst brauchen Unterlagen, Lieferanten melden Verzögerungen. Hinzu kommen Stammdatenpflege, Ablage, Terminkoordination, Reklamationsbearbeitung und das Erstellen einfacher Auswertungen in Excel. Je nach Branche verschiebt sich der Schwerpunkt: In einer Spedition geht es um Frachtpapiere, in einer Versicherung um Vertragsänderungen, bei einem Handwerksbetrieb um Materialbestellungen und Baustellenplanung.
Eine geschützte Ausbildung mit diesem Namen gibt es nicht. Die meisten kommen über eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, im Groß- und Außenhandelsmanagement oder in einem anderen kaufmännischen Beruf. Mit Abitur oder guten Noten lässt sich die Ausbildung oft verkürzen. Quereinstieg ist verbreitet und vergleichsweise gut möglich: Wer sicher mit Office-Programmen umgeht, ordentlich arbeitet und Berufserfahrung aus Handel, Gastronomie oder Kundendienst mitbringt, wird häufig angelernt. Für Menschen nach einer Elternzeit sind Backoffice-Stellen interessant, weil sie oft in Teilzeit angeboten werden. Kurse der Industrie- und Handelskammern oder Weiterbildungen zur Fachkraft für Büro und Verwaltung erleichtern den Einstieg ohne kaufmännische Ausbildung.
Die Arbeit findet fast ausschließlich am Bildschirm statt, meist zu regulären Bürozeiten von Montag bis Freitag. Schichtdienst ist selten, in Callcenter-nahen Bereichen oder im Logistikbereich kommen aber frühe oder späte Dienste vor. Körperlich ist der Beruf wenig anstrengend, langes Sitzen und Bildschirmarbeit belasten jedoch Rücken und Augen. Schwer fällt vielen die ständige Unterbrechung: Telefon, Mails und Rückfragen kommen gleichzeitig, und dazwischen soll eine Bestellung fehlerfrei erfasst werden. Fehler bei Preisen, Mengen oder Lieferadressen fallen sofort auf und verursachen Kosten. Der Umgangston von verärgerten Kunden oder gestressten Außendienstlern ist nicht immer freundlich. Die Tätigkeiten wiederholen sich häufig, und die Arbeit wird im Unternehmen oft wenig gesehen, solange alles läuft. Wer Abwechslung im Sinne neuer Projekte sucht, wird im reinen Backoffice selten fündig.
Backoffice-Kräfte werden in nahezu allen Branchen gesucht, die Zahl der Stellen ist groß. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf deutlich: Einfache Dateneingabe, Ablage und Standardschreiben werden zunehmend automatisiert. Gefragt bleiben Mitarbeitende, die mit ERP-Systemen sicher umgehen, Prozesse verstehen und Sonderfälle lösen können. Englischkenntnisse erhöhen die Chancen bei international tätigen Firmen. Aufstiegsmöglichkeiten bieten Weiterbildungen zur Fachwirtin oder zum Fachwirt, etwa im Handel oder als Wirtschaftsfachwirt, sowie der Wechsel in Vertriebsinnendienst, Einkauf, Disposition, Buchhaltung oder Teamleitung. Ohne Weiterbildung bleibt das Gehalt über die Jahre eher flach.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder im Groß- und Außenhandelsmanagement mit Abschluss vor der IHK. Ein Quereinstieg mit Einarbeitung im Betrieb ist häufig möglich, besonders mit Erfahrung im Kundenkontakt und guten Office-Kenntnissen.
Die Assistenz der Geschäftsführung organisiert den Arbeitsalltag der Unternehmensleitung, bereitet Entscheidungen vor und hält Informationen und Termine zusammen.
Bürokaufleute erledigen die kaufmännischen und organisatorischen Aufgaben eines Betriebs: Korrespondenz, Rechnungen, Termine, Ablage und einfache Buchhaltung. Seit 2014 heißt der Ausbildungsberuf offiziell Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement kaufen Waren bei Herstellern ein und verkaufen sie an Handel, Handwerk und Industrie im In- und Ausland. Sie verhandeln Preise, steuern Lieferungen und kümmern sich um Lager, Zoll und Kundenbetreuung.
Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst bearbeiten Anfragen, Angebote und Aufträge vom Büro aus und sind die feste Ansprechstelle für Kunden und den Außendienst. Sie sorgen dafür, dass eine Bestellung vom ersten Kontakt bis zur Rechnung richtig abgewickelt wird.
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