Direktionsassistenz

Was macht eine Direktionsassistenz?

Eine Direktionsassistenz arbeitet direkt für eine oder mehrere Führungskräfte: Geschäftsführung, Vorstand, Werksleitung oder Behördenleitung. Im Kern geht es darum, deren Zeit zu organisieren und Informationen zu filtern. Dazu gehört, den Kalender zu führen, Termine abzustimmen und bei Konflikten Prioritäten vorzuschlagen. Reisen werden gebucht, Visa beantragt, Hotels und Fahrten organisiert. Eingehende Post und E-Mails werden gesichtet, vieles selbst beantwortet, der Rest mit Notizen weitergereicht. Für Sitzungen bereitet die Assistenz Unterlagen vor, schreibt Präsentationen, verschickt Einladungen und führt Protokoll. Oft kommen Recherchen, einfache Auswertungen in Excel, die Pflege von Ablagesystemen und die Organisation von Veranstaltungen wie Aufsichtsratssitzungen oder Kundenterminen hinzu. In internationalen Unternehmen läuft ein großer Teil der Korrespondenz auf Englisch. Die Assistenz ist zudem Anlaufstelle für Mitarbeitende, Kunden und Partner, die die Führungskraft erreichen wollen, und muss entscheiden, wer wann Zugang bekommt.

Wie wird man Direktionsassistenz?

Der häufigste Weg führt über eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement oder über eine andere kaufmännische Ausbildung, etwa Industriekaufmann. Danach folgen meist einige Jahre als Sachbearbeitung oder Teamassistenz, bevor eine Stelle in der Direktion erreichbar ist. Weiterbildungen wie die IHK-Prüfung zur Fachkauffrau für Büro- und Projektorganisation oder Lehrgänge zur Management-Assistenz verbessern die Chancen. Ein Abschluss als staatlich geprüfte Fremdsprachenkorrespondentin ist besonders bei international ausgerichteten Unternehmen gefragt. Zunehmend steigen auch Absolventinnen und Absolventen eines Bachelorstudiums in Betriebswirtschaft oder International Management direkt ein. Quereinstieg ist möglich, etwa aus Hotellerie, Eventmanagement oder Kundenservice, setzt aber sichere Kenntnisse in Office-Programmen und gutes Deutsch in Wort und Schrift voraus.

Was der Beruf verlangt

Die Arbeitszeit richtet sich stark nach dem Kalender der Führungskraft. Frühe Termine, späte Sitzungen und kurzfristige Änderungen sind üblich, Überstunden ebenfalls, vor allem vor Hauptversammlungen oder Abschlüssen. Die Arbeit ist überwiegend sitzend am Bildschirm, ständige Unterbrechungen durch Anrufe und Nachfragen sind die Regel. Belastend ist weniger die Menge als die Abhängigkeit von einer Person: Das Verhältnis zur Führungskraft bestimmt, wie angenehm der Alltag ist, und ein Wechsel an der Spitze kann auch die eigene Stelle infrage stellen. Verschwiegenheit ist zwingend, denn die Assistenz erfährt von Personalentscheidungen, Zahlen und Plänen vor allen anderen. Gefragt sind Belastbarkeit, diplomatisches Auftreten auch unter Druck, Genauigkeit bei Details und die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig im Blick zu behalten. Die eigene Leistung bleibt oft unsichtbar, Anerkennung hängt vom Vorgesetzten ab.

Aussichten

Qualifizierte Assistenzkräfte werden in Unternehmen jeder Größe gesucht, die Zahl der Stellen ist stabil. Digitale Werkzeuge nehmen Routineaufgaben wie Terminabstimmung oder Ablage teilweise ab, dafür wächst der Anteil an Projektarbeit, Kommunikation und Koordination. Wer sich in diese Richtung entwickelt, kann in Positionen wie Chief of Staff, Büroleitung, Referentin der Geschäftsführung oder Projektmanagement wechseln. Mit Fremdsprachen und Erfahrung in Konzernen oder Kanzleien steigen die Chancen auf gut bezahlte Stellen deutlich. Ohne Weiterbildung bleibt der Aufstieg dagegen oft begrenzt.