Was macht eine Fachkraft im Verwaltungsbereich?
Die Arbeit besteht aus dem, was in jeder Organisation im Hintergrund laufen muss. Je nach Stelle heißt das: Posteingang sichten und verteilen, Anträge auf Vollständigkeit prüfen, Bescheide oder Schreiben vorbereiten, Rechnungen erfassen und Zahlungen überwachen, Termine koordinieren, Daten in Fachprogramme eingeben und Akten digital oder auf Papier führen. Dazu kommen Telefonate und E-Mails mit Kundschaft, Lieferanten oder Bürgern, die Auskunft wollen oder sich beschweren. In Behörden wird nach Gesetzen und Verwaltungsvorschriften entschieden, etwa über Gebühren, Meldeangelegenheiten oder Leistungen. In Unternehmen geht es stärker um Auftragsabwicklung, Einkauf, Personalunterlagen oder Buchhaltung. Der größte Teil des Tages findet am Bildschirm statt, mit Office-Programmen, ERP-Systemen oder behördlichen Fachverfahren.
Wie wird man Fachkraft im Verwaltungsbereich?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung. In der Privatwirtschaft ist das meist die Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, im öffentlichen Dienst die Ausbildung zur oder zum Verwaltungsfachangestellten, die oft nach Fachrichtungen wie Kommunalverwaltung oder Bundesverwaltung unterschieden wird. Formal ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, Betriebe und Behörden stellen aber überwiegend Bewerber mit mittlerem Abschluss oder Abitur ein. Mit Abitur führt auch ein duales Studium in öffentlicher Verwaltung oder Betriebswirtschaft in den Bereich, dann allerdings meist in den gehobenen Dienst oder höher eingestufte Stellen. Ein Quereinstieg ist möglich, vor allem für Menschen mit anderer kaufmännischer Ausbildung oder Büroerfahrung. Ohne Abschluss bleibt es häufig bei Assistenz- oder Sachbearbeitungsstellen mit niedrigerer Eingruppierung. Für Umsteiger im öffentlichen Dienst gibt es den Angestelltenlehrgang I, der berufsbegleitend zur gleichwertigen Qualifikation führt.
Was der Beruf verlangt
Körperlich ist die Arbeit wenig anstrengend, das lange Sitzen und die Bildschirmarbeit belasten aber Rücken und Augen. Die Arbeitszeiten sind meist geregelt, Gleitzeit und Teilzeit sind verbreitet, was den Beruf für Menschen mit Familie attraktiv macht. Schwer fallen kann die Gleichförmigkeit: Viele Vorgänge wiederholen sich, und wer Abwechslung oder Bewegung braucht, wird sich schwertun. Genauigkeit ist Pflicht, denn Fehler in Bescheiden, Rechnungen oder Personaldaten haben Folgen. In Bürgerämtern, Jobcentern oder im Kundenservice kommen Wartezeiten, Arbeitsrückstau und unfreundliche oder aufgebrachte Menschen hinzu. In vielen Behörden ist die Personaldecke dünn, sodass Arbeit liegen bleibt und der Druck steigt. Ständige Umstellungen auf neue Software verlangen die Bereitschaft, dazuzulernen.
Aussichten
Verwaltungskräfte werden überall gebraucht, das macht den Beruf krisenfest. Im öffentlichen Dienst gehen in den kommenden Jahren viele Beschäftigte in Rente, daher stellen Kommunen, Länder und der Bund verstärkt ein. In der Privatwirtschaft ist das Bild gemischter: Einfache, wiederkehrende Bürotätigkeiten werden zunehmend automatisiert, gefragt sind Fachkräfte, die Abläufe verstehen und mit digitalen Systemen sicher umgehen. Aufstiegsmöglichkeiten bieten Fortbildungen zur Verwaltungsfachwirtin, zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder zur Bilanzbuchhalterin. Mit Erfahrung sind Spezialisierungen etwa im Personalwesen, in der Buchhaltung oder im Vergaberecht möglich, ebenso die Leitung eines Sachgebiets oder Teams.