Personalassistentinnen und Personalassistenten unterstützen die Personalabteilung bei Verwaltung, Recruiting und Lohnvorbereitung. Sie pflegen Personalakten, erstellen Verträge und Bescheinigungen und sind erste Ansprechperson für Fragen der Belegschaft.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.500 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.700 bis 4.800 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.700 € | 3.000 € | 3.400 € | 36.000 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.100 € | 3.500 € | 4.000 € | 42.000 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.600 € | 4.100 € | 4.800 € | 49.200 € |
Das Gehalt hängt vor allem von Branche und Tarifbindung ab: Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD oder TV-L (meist Entgeltgruppen E6 bis E8), in der Industrie liegen tarifgebundene Stellen nach den Tarifverträgen der IG Metall oder IG BCE deutlich höher als in kleinen, nicht tarifgebundenen Betrieben. Große Konzerne zahlen in der Regel mehr als Mittelständler und Personaldienstleister.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Der Arbeitstag spielt sich überwiegend am Schreibtisch ab, in einer Personalabteilung oder bei einem Dienstleister. Personalassistenzen legen neue Mitarbeitende im System an, pflegen Stammdaten, erfassen Urlaub, Krankmeldungen und Elternzeiten und halten Personalakten aktuell. Sie bereiten Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Arbeitsbescheinigungen und Zeugnisentwürfe vor, die dann von Personalreferentinnen oder der Leitung unterschrieben werden. Im Recruiting schalten sie Stellenanzeigen, sichten Bewerbungen nach Vorgaben, verschicken Eingangsbestätigungen und Absagen und koordinieren Vorstellungstermine. Hinzu kommen die Vorbereitung der monatlichen Entgeltabrechnung, die Organisation des Onboardings neuer Kolleginnen und Kollegen und die Beantwortung von Fragen aus der Belegschaft per Telefon, Mail oder im Ticketsystem.
Einen geschützten Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Der häufigste Weg führt über eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, etwa als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement oder als Personaldienstleistungskaufmann. Viele steigen auch nach einigen Jahren im Sekretariat oder in der Sachbearbeitung um. Zunehmend besetzen Unternehmen die Stelle mit Absolventinnen eines Bachelorstudiums in Betriebswirtschaft, Personalmanagement oder Psychologie, die so den Einstieg in HR suchen. Weiterbildungen wie die IHK-Personalfachkaufleute oder Kurse zum Arbeitsrecht und zur Lohnabrechnung erleichtern den Quereinstieg deutlich. Gute Kenntnisse in Office-Programmen und Erfahrung mit HR-Software wie SAP HCM, Personio oder DATEV werden in Stellenanzeigen fast immer verlangt.
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber kleinteilig. Fehler bei Stammdaten oder Fristen wirken sich direkt auf Gehälter, Sozialversicherung oder Verträge aus, deshalb ist Sorgfalt wichtiger als Tempo. Rund um den Abrechnungsschluss, zum Jahreswechsel und in Phasen mit vielen Einstellungen entsteht Zeitdruck. Personalassistenzen haben Zugang zu sensiblen Daten wie Gehältern, Krankheiten oder Abmahnungen und müssen darüber schweigen, auch gegenüber Kolleginnen, mit denen sie sonst eng zusammenarbeiten. Schwierig kann der Kontakt mit verärgerten Beschäftigten sein, etwa bei fehlerhaften Abrechnungen, oder das Versenden vieler Absagen. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und büroüblich, Homeoffice ist an vielen Stellen möglich. Ein Nachteil: Die Tätigkeit ist stark weisungsgebunden, eigene Entscheidungen trifft man selten, und der Aufstieg geschieht nicht automatisch.
Personalabteilungen gibt es in fast jeder mittleren und großen Organisation, entsprechend stabil ist die Nachfrage. Gleichzeitig werden Routineaufgaben wie Datenerfassung, Zeitwirtschaft und Standardschreiben zunehmend automatisiert, und Self-Service-Portale verlagern Arbeit auf die Beschäftigten selbst. Gefragt bleiben Assistenzen, die Systeme sicher bedienen, Arbeitsrecht in Grundzügen verstehen und Prozesse mitgestalten. Typische Entwicklungswege führen zur Personalsachbearbeitung, in die Entgeltabrechnung, zum Recruiter oder mit Weiterbildung oder Studium zur Personalreferentin. Wer sich auf Lohn und Gehalt spezialisiert, findet besonders viele offene Stellen, da dort Fachkräfte knapp sind.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement oder als Personaldienstleistungskaufmann mit IHK-Abschluss. Alternativ führt ein Bachelorstudium in BWL oder Personalmanagement von sechs bis sieben Semestern in die Stelle, oft als Berufseinstieg. Quereinsteiger aus der Büroassistenz qualifizieren sich häufig über IHK-Lehrgänge im Personalwesen.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Lohn- und Gehaltsbuchhalter erstellen die monatlichen Entgeltabrechnungen der Beschäftigten, führen Steuern und Sozialabgaben ab und erledigen die Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Rentenversicherung.
Betreut Beschäftigte und Führungskräfte in allen personellen Fragen – von der Einstellung bis zur Trennung.
Personalsachbearbeiter verwalten Arbeitsverhältnisse vom Vertrag bis zum Zeugnis und sind für Beschäftigte die erste Anlaufstelle in Personalfragen.
Gewinnt Personal: Bedarf klären, Kandidaten finden und ansprechen, Auswahl begleiten, Zusage verhandeln.
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