Kaufmännische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Empfang sind die erste Anlaufstelle eines Unternehmens: Sie empfangen Besucher, nehmen Anrufe an, verwalten Post und Termine und erledigen nebenbei Büroarbeiten.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
2.950 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.300 bis 4.000 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.300 € | 2.600 € | 3.000 € | 31.200 € | |
| Mit Berufserfahrung | 2.600 € | 2.950 € | 3.400 € | 35.400 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.000 € | 3.400 € | 4.000 € | 40.800 € |
Das Gehalt hängt vor allem von Branche und Tarifbindung ab: Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD beziehungsweise TV-L, in der Industrie zahlen Betriebe mit Metall- und Elektrotarif deutlich mehr als kleine Praxen, Kanzleien oder Empfangsdienstleister ohne Tarif. Stellen über Zeitarbeit liegen meist am unteren Rand.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Am Empfang laufen Besucher, Telefonate, Post und Lieferungen zusammen. Kaufmännische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Funktion begrüßen Gäste, melden sie an, stellen Besucherausweise aus und begleiten sie zum richtigen Ansprechpartner. Sie nehmen Anrufe über die Telefonzentrale an und leiten sie weiter, beantworten einfache Anfragen per Telefon und E-Mail und halten Rücksprache mit den Fachabteilungen. Dazu kommen Besprechungsräume buchen, Termine im Kalender pflegen, ein- und ausgehende Post sortieren, Pakete annehmen und Kurierdienste beauftragen. In vielen Betrieben übernimmt der Empfang auch Büromaterial bestellen, Rechnungen vorkontieren, Reisen buchen, Daten im ERP- oder CRM-System erfassen und kleinere Korrespondenz schreiben. Je nach Unternehmen gehören Zutrittskontrolle, Schlüsselverwaltung oder die Betreuung von Lieferanten dazu.
Einen eigenen Ausbildungsberuf mit diesem Namen gibt es nicht. Üblich ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, meist als Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, die drei Jahre dauert und dual in Betrieb und Berufsschule stattfindet. Auch Abschlüsse als Industriekaufmann, Hotelfachfrau oder Rechtsanwaltsfachangestellte werden gern gesehen. Der Quereinstieg ist verbreitet, etwa aus Hotellerie, Einzelhandel oder Kundenservice. Wer sicher mit Office-Programmen umgeht, gute Umgangsformen hat und Englisch spricht, findet oft auch ohne passenden Abschluss eine Stelle, dann aber häufig zu niedrigeren Gehältern oder über Zeitarbeit.
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber anstrengend auf andere Weise. Am Empfang wird ständig unterbrochen: Das Telefon klingelt, während ein Besucher wartet und ein Kurier eine Unterschrift braucht. Konzentriertes Arbeiten an längeren Aufgaben ist kaum möglich. Freundlichkeit wird auch dann erwartet, wenn Anrufer oder Gäste ungeduldig oder unhöflich sind. Der Platz am Empfang muss während der Öffnungszeiten besetzt sein, deshalb sind Pausen und Urlaub an Vertretungen gebunden, und spontanes Gehen ist selten möglich. Homeoffice ist in dieser Funktion meist ausgeschlossen. Die Arbeitszeiten liegen überwiegend tagsüber an Werktagen, in Kliniken, Hotels oder großen Konzernen kommen Früh- und Spätdienste hinzu. Teilzeitstellen sind häufig, was den Beruf für Menschen nach der Elternzeit attraktiv macht. Ein Nachteil ist das vergleichsweise niedrige Gehaltsniveau und die geringe Wahrnehmung der Tätigkeit im Unternehmen.
Stellen am Empfang gibt es in fast jeder Branche, von der Arztpraxis über Kanzleien bis zum Industriekonzern. Gleichzeitig verändert sich die Rolle: Digitale Besucheranmeldung, automatische Telefonsysteme und zentrale Servicedienstleister ersetzen einfache Tätigkeiten, und manche Unternehmen lagern den Empfang an Facility-Management-Firmen aus. Gefragt bleiben Kräfte, die neben dem Empfang Assistenz- und Verwaltungsaufgaben übernehmen. Entwicklungswege führen in die Teamassistenz, Office-Management, Sekretariat oder Assistenz der Geschäftsführung. Weiterbildungen etwa zur geprüften Fachkraft für Büro- und Projektorganisation oder zum Wirtschaftsfachwirt öffnen den Weg zu Stellen mit mehr Verantwortung.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement mit IHK-Abschluss. Auch andere kaufmännische oder Hotel-Ausbildungen werden anerkannt, und Quereinsteiger mit Erfahrung im Kundenkontakt werden häufig eingearbeitet.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Organisiert das Büro eines Unternehmens oder einer Kanzlei, von Terminen und Korrespondenz über Einkauf und Dienstleister bis zu Aufgaben in Personal und Buchhaltung.
Rezeptionistinnen und Rezeptionisten empfangen Gäste im Hotel, erledigen An- und Abreisen, verwalten Buchungen und sind erste Ansprechpartner bei Fragen und Beschwerden. Gearbeitet wird meist im Schichtdienst, auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen.
Sekretärinnen und Sekretäre organisieren den Büroalltag einer Abteilung, einer Führungskraft oder einer Einrichtung. Sie führen Termine und Korrespondenz, nehmen Anrufe entgegen und halten Abläufe zusammen.
Teamassistenten organisieren den Büroalltag einer Abteilung oder eines Teams: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, bearbeiten Korrespondenz und halten Abläufe zusammen. Der Beruf liegt zwischen Sekretariat und Sachbearbeitung und ist in fast allen Branchen gefragt.
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