Was macht ein Mitarbeiter in der Verwaltung?
Die Bezeichnung ist ein Sammelbegriff. Gemeint sind Bürotätigkeiten in Unternehmen, Behörden, Schulen, Kliniken, Vereinen oder Hausverwaltungen. Der Alltag besteht aus Schreibtischarbeit am Computer: E-Mails und Post bearbeiten, Anrufe annehmen, Vorgänge anlegen und ablegen, Daten in Programme wie SAP, DATEV oder ein Fachverfahren der Behörde eingeben. Dazu kommen Rechnungen prüfen und weiterleiten, Bestellungen auslösen, Termine koordinieren, Protokolle schreiben und Listen in Excel pflegen. In Behörden gehören Anträge prüfen, Bescheide vorbereiten und Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger dazu, in Unternehmen eher Personalunterlagen, Reisekosten oder Vertragsablagen. Wie selbstständig gearbeitet wird, hängt stark von der Stelle ab: Manche Positionen sind reine Zuarbeit, andere tragen Verantwortung für ein eigenes Sachgebiet.
Wie wird man Mitarbeiter in der Verwaltung?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung, entweder als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement in der Privatwirtschaft oder als Verwaltungsfachangestellte im öffentlichen Dienst. Bei guten Leistungen lässt sich die Ausbildung verkürzen. Viele Stellen stehen aber auch Quereinsteigern offen, etwa nach einer anderen kaufmännischen Ausbildung oder nach langer Büroerfahrung. Im öffentlichen Dienst ist ohne passende Ausbildung oft eine Eingruppierung in niedrigere Entgeltgruppen die Folge; berufsbegleitend lässt sich der Angestelltenlehrgang I nachholen. Sicherer Umgang mit Office-Programmen wird fast überall vorausgesetzt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber einseitig: Langes Sitzen am Bildschirm führt häufig zu Rücken- und Nackenbeschwerden. Gearbeitet wird meist zu festen Bürozeiten, oft mit Gleitzeit und guter Möglichkeit zur Teilzeit, was den Beruf für Menschen nach einer Elternzeit attraktiv macht. Homeoffice ist in vielen Betrieben möglich, im Bürgerkontakt weniger. Schwer fallen kann die Routine: Viele Vorgänge wiederholen sich, Fehler bei Zahlen oder Fristen haben dennoch Folgen. In Ämtern und Kliniken kommen hoher Arbeitsanfall, Personalengpässe und gelegentlich unfreundliche oder aufgebrachte Besucher hinzu. Wer gern draußen ist oder handfeste Ergebnisse sehen will, wird hier selten glücklich.
Aussichten
Verwaltung wird überall gebraucht, die Zahl der Stellen ist groß. Im öffentlichen Dienst gehen in den kommenden Jahren viele Beschäftigte in Rente, dort ist die Nachfrage entsprechend hoch und die Arbeitsplätze gelten als sicher. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf: Einfache Ablage- und Erfassungsarbeiten fallen zunehmend weg, gefragt sind Leute, die mit Software umgehen, Vorgänge eigenständig bearbeiten und Rückfragen klären können. Aufstiegswege führen über Weiterbildungen zum Fachwirt, zur Bilanzbuchhalterin, zum Personalfachkaufmann oder im öffentlichen Dienst über den Angestelltenlehrgang II. Auch ein berufsbegleitendes Studium der Verwaltungs- oder Betriebswirtschaft ist möglich und öffnet den Weg zu Sachgebiets- oder Teamleitungen.