Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung erstellen die monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, melden Daten an Krankenkassen und Finanzamt und halten die Personalstammdaten aktuell. Sie arbeiten in Unternehmen, Steuerkanzleien oder bei Abrechnungsdienstleistern.
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3.700 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.700 bis 5.500 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.700 € | 3.100 € | 3.500 € | 37.200 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.200 € | 3.700 € | 4.300 € | 44.400 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.900 € | 4.500 € | 5.500 € | 54.000 € |
Am stärksten hängt das Gehalt vom Arbeitgeber ab: Industriekonzerne mit Tarifbindung, etwa nach den Tarifverträgen der Metall- und Elektroindustrie, zahlen deutlich mehr als kleine Steuerkanzleien, die meist frei verhandeln. Im öffentlichen Dienst wird nach TVöD oder TV-L bezahlt, in der Regel in den Entgeltgruppen 6 bis 9a, Zertifikate und Spezialwissen für Sonderfälle heben das Gehalt spürbar.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Im Mittelpunkt steht die monatliche Entgeltabrechnung. Aus Bruttolöhnen, Arbeitszeiten, Zuschlägen, Urlaubs- und Krankheitstagen errechnen Lohnbuchhalter den Nettobetrag, ziehen Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab und bereiten die Überweisungen vor. Dazu gehören Meldungen an Krankenkassen, die Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt, Beitragsnachweise und Bescheinigungen etwa für Elterngeld, Krankengeld oder Arbeitslosengeld. Bei Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen, Pfändungen, Dienstwagen oder betrieblicher Altersvorsorge müssen die Stammdaten angepasst werden. Viele Rückfragen kommen von Beschäftigten selbst, die ihre Abrechnung nicht verstehen oder eine Bescheinigung brauchen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Programmen wie DATEV, SAP HCM, Personio oder Lexware. In Steuerkanzleien betreut eine Fachkraft oft die Abrechnungen vieler kleiner Mandanten, in Konzernen eher einen festen Personalbereich mit mehreren hundert Beschäftigten.
Einen eigenen Ausbildungsberuf gibt es nicht. Üblich ist eine kaufmännische Ausbildung, etwa als Steuerfachangestellte, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann, mit anschließender Spezialisierung. Steuerfachangestellte lernen die Lohnabrechnung bereits in der Ausbildung. Wer aus einem anderen kaufmännischen Beruf kommt, erwirbt das Fachwissen meist über eine Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt bei IHK, DATEV oder privaten Bildungsträgern, die je nach Form einige Monate dauert. Darauf aufbauend gibt es den Geprüften Fachkaufmann für Lohn und Gehalt oder den Personalfachkaufmann. Der Quereinstieg ist verbreitet, auch nach einer Elternzeit, weil viele Betriebe Bewerberinnen mit Grundkenntnissen einarbeiten. Ganz ohne kaufmännische Vorbildung ist er schwer.
Lohnbuchhaltung ist termingebunden. Die Abrechnung muss jeden Monat pünktlich fertig sein, und in den Tagen davor wird es eng, Überstunden sind dann normal. Der Jahreswechsel mit neuen Beitragssätzen, Freibeträgen und Gesetzesänderungen bringt zusätzliche Arbeit. Das Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändert sich laufend, wer nicht regelmäßig Fortbildungen besucht, verliert schnell den Anschluss. Fehler fallen sofort auf, denn sie betreffen das Geld von Menschen, und Betroffene reagieren entsprechend. Gefragt sind Genauigkeit, Verschwiegenheit im Umgang mit Gehaltsdaten und Geduld bei Rückfragen. Die Arbeit ist sitzend und teils eintönig. Dafür sind die Arbeitszeiten außerhalb der Abrechnungsphasen meist planbar, Teilzeit und Homeoffice sind häufig möglich.
Die Nachfrage ist hoch und stabil. Jedes Unternehmen mit Beschäftigten braucht eine Lohnabrechnung, ob intern oder über eine Kanzlei, und erfahrene Fachkräfte sind knapp. Software automatisiert zwar Rechenschritte, die Klärung von Sonderfällen, Prüfungen und Beratung bleibt aber Handarbeit. Mit Erfahrung und Weiterbildung sind die Leitung eines Abrechnungsteams, eine Spezialisierung auf internationale Entsendungen oder betriebliche Altersvorsorge, die Arbeit als Berater für Abrechnungssoftware oder ein Wechsel in die allgemeine Personalarbeit möglich. Mit entsprechender Qualifikation ist auch die Selbstständigkeit als Lohnabrechnungsdienstleister denkbar.
Üblich ist eine dreijährige kaufmännische Ausbildung, am häufigsten als Steuerfachangestellte, Kaufmann für Büromanagement oder Industriekaufmann. Darauf folgt meist eine mehrmonatige Weiterbildung zur Fachkraft für Lohn und Gehalt mit IHK- oder DATEV-Zertifikat. Für Leitungsaufgaben ist der Geprüfte Fachkaufmann für Lohn und Gehalt oder der Personalfachkaufmann verbreitet.
Bucht Geschäftsvorfälle, stimmt Konten ab und bereitet Monats- und Jahresabschlüsse vor – das Rückgrat des Rechnungswesens in Unternehmen und Kanzleien.
Personalsachbearbeiter verwalten Arbeitsverhältnisse vom Vertrag bis zum Zeugnis und sind für Beschäftigte die erste Anlaufstelle in Personalfragen.
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