Persönliche Assistenzkräfte unterstützen eine Führungskraft oder ein kleines Leitungsteam bei Organisation, Kommunikation und Verwaltung. Sie halten Termine, Reisen, Korrespondenz und Unterlagen zusammen und sind oft die erste Anlaufstelle für interne und externe Kontakte.
3 offene Stellen zu diesem Beruf im aktuellen Bestand.
3.900 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.800 bis 6.200 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.800 € | 3.200 € | 3.700 € | 38.400 € | |
| Mit Berufserfahrung | 3.300 € | 3.900 € | 4.700 € | 46.800 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 4.100 € | 4.800 € | 6.200 € | 57.600 € |
Das Gehalt hängt vor allem von der Hierarchieebene der unterstützten Person, der Branche und der Unternehmensgröße ab: Vorstandsassistenzen in Konzernen, Banken und Beratungen verdienen deutlich mehr als Assistenzen in kleinen Betrieben. Wo ein Tarif gilt, sind das etwa der TVöD im öffentlichen Dienst oder die Flächentarife der Metall- und Elektroindustrie und der Chemie, auf Vorstandsebene wird häufig außertariflich bezahlt.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Eine Persönliche Assistenzkraft arbeitet einer bestimmten Person zu, meist einer Geschäftsführerin, einem Vorstand oder einer Abteilungsleitung. Der Tag beginnt häufig mit dem Abgleich des Kalenders: Termine verschieben, Besprechungen vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen. Dazu kommen das Sortieren und Beantworten von E-Mails, das Annehmen und Weiterleiten von Anrufen, das Schreiben von Briefen, Protokollen und Präsentationen. Dienstreisen werden gebucht, Hotels und Visa organisiert, Reisekosten abgerechnet. In vielen Stellen gehören auch kleinere Projekte dazu, etwa die Vorbereitung einer Vorstandssitzung, einer Firmenveranstaltung oder eines Kundenbesuchs. Die Assistenz filtert, was die Führungskraft wirklich sehen muss, und erledigt vieles selbstständig. Sie hat Einblick in vertrauliche Informationen zu Personal, Finanzen und Strategie. In internationalen Unternehmen läuft ein großer Teil der Kommunikation auf Englisch.
Der übliche Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung, meist zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement, die drei Jahre dauert. Nach einigen Jahren in Sekretariat oder Teamassistenz folgt der Wechsel auf eine Stelle bei der Geschäftsleitung. Viele bilden sich berufsbegleitend weiter, etwa zur Geprüften Fachkauffrau oder zum Geprüften Fachkaufmann für Büro- und Projektorganisation bei der IHK oder zur Management-Assistenz an privaten Bildungsträgern. Auch eine schulische Ausbildung zur Fremdsprachenkorrespondentin oder zum Europasekretär ist ein verbreiteter Einstieg. Für Assistenzstellen auf Vorstandsebene werden zunehmend Bewerberinnen und Bewerber mit Bachelorabschluss, etwa in Betriebswirtschaft oder Sprachen, eingestellt. Quereinstieg ist möglich, wenn Organisationserfahrung, sichere Office-Kenntnisse und gutes Englisch nachgewiesen werden können, etwa aus Hotellerie, Eventbranche oder Kundenservice.
Die Arbeit hängt stark von einer einzelnen Person ab. Passt die Zusammenarbeit nicht, wird der Alltag schnell anstrengend. Der Rhythmus richtet sich nach dem Kalender der Führungskraft, nicht nach festen Bürozeiten: Abendtermine, kurzfristige Umplanungen und Erreichbarkeit während Reisen der Chefin oder des Chefs sind in vielen Stellen üblich, Überstunden ebenfalls. Mehrere Dinge laufen gleichzeitig, Unterbrechungen gehören zum Normalfall. Verlangt werden Diskretion, Belastbarkeit und ein sicheres Auftreten gegenüber Vorständen, Kunden und Mitarbeitenden. Was schwerfällt: Ein Großteil der Leistung bleibt unsichtbar, weil gute Organisation dann auffällt, wenn sie fehlt. Die Tätigkeit ist überwiegend sitzend und bildschirmlastig.
Einfache Sekretariatsaufgaben wie Terminabstimmung oder Ablage werden durch Software und digitale Werkzeuge zunehmend automatisiert, klassische Teamassistenzen werden in manchen Unternehmen abgebaut. Gefragt bleiben Assistenzkräfte, die eigenständig Projekte steuern, Entscheidungen vorbereiten und mit mehreren Sprachen arbeiten. Gute Chancen bestehen in Großunternehmen, Beratungen, Kanzleien und international tätigen Mittelständlern, vor allem in Ballungsräumen. Entwicklungswege führen ins Office Management, in die Projektkoordination, in Personal- oder Kommunikationsabteilungen oder in die Rolle eines Chief of Staff, der die Arbeit der Geschäftsleitung strategisch mitorganisiert.
Üblich ist eine dreijährige duale Ausbildung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement mit IHK-Abschluss, gefolgt von einigen Jahren Berufserfahrung in Sekretariat oder Teamassistenz. Eine berufsbegleitende Weiterbildung, etwa zur Geprüften Fachkauffrau oder zum Geprüften Fachkaufmann für Büro- und Projektorganisation, dauert meist ein bis zwei Jahre und verbessert die Chancen auf Stellen bei der Geschäftsleitung.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Organisiert das Büro eines Unternehmens oder einer Kanzlei, von Terminen und Korrespondenz über Einkauf und Dienstleister bis zu Aufgaben in Personal und Buchhaltung.
Projektassistenten unterstützen Projektleitungen bei Planung, Organisation und Dokumentation von Projekten. Sie halten Termine, Unterlagen, Budgets und Kommunikation zusammen, damit die Fachleute an der Sache arbeiten können.
Teamassistenten organisieren den Büroalltag einer Abteilung oder eines Teams: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor, bearbeiten Korrespondenz und halten Abläufe zusammen. Der Beruf liegt zwischen Sekretariat und Sachbearbeitung und ist in fast allen Branchen gefragt.
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