Die Bewerbung ist raus, und dann passiert nichts. Für Bewerber ist das die unangenehmste Phase, weil sie nichts mehr steuern können, außer einem: dem Zeitpunkt und dem Ton einer Nachfrage. Eine gesetzliche Frist, innerhalb derer ein Arbeitgeber antworten müsste, gibt es nicht. Es gibt aber Gepflogenheiten, und es gibt zwei Fristen, die Sie kennen sollten.
Wie lange Stille normal ist
Nach dem Absenden bestätigen größere Betriebe den Eingang meist automatisch, oft binnen Stunden. Diese Bestätigung ist keine Bewertung, sondern eine Systemmeldung. Bei kleineren Arbeitgebern kommt sie häufig gar nicht, was ebenfalls nichts bedeutet.
Realistisch ist eine erste inhaltliche Rückmeldung nach zwei bis vier Wochen. Länger dauert es, wenn mehrere Personen mitentscheiden, wenn die Fachabteilung im Urlaub ist, wenn eine interne Besetzung parallel geprüft wird oder wenn eine Anzeige mit einer Bewerbungsfrist versehen ist und erst danach gesichtet wird. Dieses Portal führt rund 5.850 Anzeigen von etwa 2.130 Arbeitgebern, und die Bandbreite reicht vom Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten bis zum Konzern mit strukturiertem Auswahlverfahren. Die Verfahren dauern entsprechend unterschiedlich lang.
Bei Ausbildungsplätzen läuft der Zyklus anders. Viele Ausbildungsanzeigen nennen einen Ausbildungsbeginn im August oder September, und Betriebe entscheiden teils ein Jahr im Voraus, teils erst im Frühjahr. Eine Rückmeldung im November auf eine Bewerbung vom September ist dort kein schlechtes Zeichen.
Bedenken Sie außerdem, wo Ihre Bewerbung technisch gelandet ist. Über ein Bewerbermanagementsystem eingegangene Unterlagen liegen in einem Status, den jemand aktiv ändern muss; wie solche Systeme arbeiten und welche Felder wirklich ausgelesen werden, behandelt Bewerberportale.
Wann Nachfassen angebracht ist
Als Faustregel gilt: zwei Wochen nach der Eingangsbestätigung, oder zwei Wochen nach dem in der Anzeige genannten Datum. Nennt die Anzeige einen Ansprechpartner mit Telefonnummer, ist eine Nachfrage ausdrücklich erwünscht, denn genau dafür steht die Nummer dort.
Nicht nachfassen sollten Sie in drei Fällen: wenn die Anzeige eine Bewerbungsfrist nennt, die noch läuft; wenn der Arbeitgeber einen Zeitpunkt für die Rückmeldung genannt hat, der noch nicht erreicht ist; und wenn Sie vor weniger als einer Woche bereits nachgefragt haben. Zweimal innerhalb von zehn Tagen anzurufen, verschiebt den Eindruck von Interesse zu Ungeduld.
Nach einem Vorstellungsgespräch gilt ein engerer Takt. Wurde dort ein Zeitrahmen genannt, warten Sie diesen ab und melden sich danach; wurde keiner genannt, sind zehn Tage bis zwei Wochen ein guter Abstand. Was Sie im Gespräch selbst dazu klären können, steht unter Vorstellungsgespräch vorbereiten – die Frage nach dem weiteren Verfahren und dem Entscheidungszeitpunkt gehört an dessen Ende.
Wie eine Nachfrage aussieht
Kurz, freundlich, mit Bezug auf die Stelle, ohne Druck und ohne Wiederholung der ganzen Bewerbung. Drei Sätze genügen: Bezug (Stellenbezeichnung, Referenznummer, Datum der Bewerbung), Anliegen (Stand des Verfahrens), Angebot (Rückfragen, weitere Unterlagen).
Ein Muster, das in dieser Form verschickt werden kann:
„Guten Tag Frau Berger, am 14. September habe ich mich auf die Stelle als Servicetechniker (Referenz 4821) beworben. Ich wollte fragen, wie der Stand des Verfahrens ist und ob Sie noch Unterlagen von mir benötigen. Über eine kurze Rückmeldung freue ich mich. Freundliche Grüße, …"
Was nicht hineingehört: Formulierungen wie „da ich noch andere Angebote prüfe", wenn es nicht stimmt, Hinweise auf die lange Wartezeit, Fragen nach der Zahl der Mitbewerber. Und keine neue Fassung Ihrer Unterlagen als Anhang, außer Sie wurden darum gebeten. Wenn Ihnen beim Nachlesen auffällt, dass im Anschreiben eine Angabe fehlt, ist das kein Grund für eine Nachsendung; es ist ein Grund, die nächste Bewerbung besser zu bauen.
Telefon oder schriftlich
Telefonisch geht schneller und liefert mehr Information, weil Sie an der Reaktion hören, ob die Stelle noch offen ist. Das setzt voraus, dass ein Name und eine Durchwahl in der Anzeige stehen, und dass Sie zu einer passenden Zeit anrufen: Vormittags zwischen 9 und 11 Uhr, nicht am Montagmorgen, nicht kurz vor Feierabend. Legen Sie Ihre Unterlagen vor sich hin und rechnen Sie damit, dass aus der Nachfrage ein kurzes Gespräch über die Stelle wird.
Schriftlich ist die richtige Wahl, wenn die Anzeige nur eine Sammeladresse nennt, wenn die Bewerbung über ein Portal lief oder wenn Sie im Schichtdienst arbeiten und tagsüber nicht telefonieren können. Antworten Sie dabei auf die ursprüngliche E-Mail, damit der Verlauf beim Empfänger vollständig ist.
Was eine Absage bedeutet
Sie bedeutet, dass für diese Stelle jemand anderes ausgewählt wurde oder die Stelle nicht besetzt wird. Sie bedeutet nicht, dass Ihre Qualifikation mangelhaft ist. Häufige Gründe haben mit Ihnen nichts zu tun: Die Stelle wurde intern besetzt, das Budget wurde gestrichen, die Position wurde neu zugeschnitten, ein Kandidat mit identischem Anlagenprofil war früher verfügbar.
Ein Anspruch auf Begründung besteht nicht. Weder muss ein Arbeitgeber sagen, warum er ablehnt, noch wen er stattdessen genommen hat. Das Bundesarbeitsgericht hat einen solchen Auskunftsanspruch 2013 abgelehnt, nachdem der Europäische Gerichtshof zuvor in der Sache Meister (C-415/10) entschieden hatte, dass das Unionsrecht ihn nicht verlangt. Sie dürfen dennoch fragen, und viele Personalabteilungen antworten auf eine sachliche Bitte um Rückmeldung. Formulieren Sie sie als Bitte um Hinweise für künftige Bewerbungen, nicht als Rechtfertigungsforderung.
Zwei praktische Punkte gehen bei Absagen oft unter. Erstens: Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch, zu dem Sie eingeladen wurden, sind nach § 670 BGB grundsätzlich zu erstatten, soweit die Einladung nichts anderes sagt; ein ausdrücklicher Ausschluss in der Einladung ist zulässig, muss aber vorher erfolgen. Zweitens: Eine Absage schließt eine spätere Bewerbung nicht aus. Nach sechs Monaten auf eine andere Stelle im selben Betrieb zu schreiben, ist üblich; wie so etwas ohne Anzeige funktioniert, steht unter Initiativbewerbung.
Der Sonderfall AGG: zwei Monate
Enthält eine Absage Anhaltspunkte für eine Benachteiligung wegen eines der in § 1 AGG genannten Merkmale – Alter, Geschlecht, Behinderung, Herkunft, Religion, Weltanschauung, sexuelle Identität –, gilt eine kurze Frist. Ansprüche müssen nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend gemacht werden, gerechnet ab dem Zugang der Ablehnung. Erst danach folgt die Klagefrist von drei Monaten ab der schriftlichen Geltendmachung, § 61b Abs. 1 ArbGG.
Anhaltspunkte sind nach § 22 AGG entscheidend: Wer Indizien vorträgt, die eine Benachteiligung vermuten lassen, verschiebt die Beweislast auf den Arbeitgeber. Solche Indizien liefert typischerweise die Ausschreibung selbst, etwa die Suche nach einem „jungen Team-Mitglied" oder eine Geschlechtsangabe ohne den Zusatz (m/w/d), oder eine Absage, die auf Schwangerschaft, Alter oder eine Behinderung Bezug nimmt. Die Entschädigung ist bei einer Nichteinstellung nach § 15 Abs. 2 AGG auf drei Monatsgehälter begrenzt, wenn Sie auch bei benachteiligungsfreier Auswahl nicht eingestellt worden wären.
Bewahren Sie in einem solchen Fall die Anzeige, die Absage und den Zeitverlauf auf. Und rechnen Sie die zwei Monate ab Zugang, nicht ab dem Tag, an dem Sie die Mail gelesen haben.
Warum Ihre Unterlagen gelöscht werden
Nach Abschluss des Verfahrens löschen Arbeitgeber Bewerbungsunterlagen. Das ist keine Geringschätzung, sondern Datenschutz: Die Daten wurden für die Besetzung einer bestimmten Stelle erhoben, und mit deren Ende entfällt der Zweck. In der Praxis wird meist vier bis sechs Monate aufbewahrt, weil die Fristen des AGG so lange nachlaufen können, danach wird gelöscht. Eine längere Speicherung in einem Talentpool ist nur mit Ihrer Einwilligung zulässig, und diese können Sie jederzeit widerrufen.
Für Sie heißt das: Halten Sie eine eigene Übersicht. Datum, Arbeitgeber, Stelle, Ansprechpartner, Stand, Datum der Nachfrage. Zwei Spalten genügen für die Erkenntnis, ob Ihre Unterlagen bis zum Gespräch tragen oder ob es früher hakt – bei vielen Einladungen und wenigen Zusagen liegt es am Gespräch, bei vielen Absagen ohne Einladung liegt es an den Unterlagen, und dann ist Lebenslauf-Aufbau der nächste Schritt. Wer breiter suchen will, findet in den Anzeigen im Vertrieb vergleichbare Profile bei anderen Arbeitgebern.
Dieser Text ordnet Gepflogenheiten und Fristen ein, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Wenn Sie erwägen, Ansprüche nach dem AGG geltend zu machen, ist die Zwei-Monats-Frist der Grund, damit nicht zu warten.
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