Bürokaufleute organisieren die kaufmännischen und verwaltenden Abläufe eines Betriebs: Korrespondenz, Termine, Ablage, Rechnungen, Bestellungen und einfache Buchhaltung. Seit 2014 heißt der Ausbildungsberuf Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, die alte Bezeichnung ist in Stellenanzeigen aber weiter verbreitet.
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3.200 Euro brutto im Monat sind der mittlere Verdienst mit Berufserfahrung. Über alle Erfahrungsstufen reicht die Spanne von 2.300 bis 4.600 Euro.
| Erfahrung | Von | Median | Bis | Jahresbrutto | Verhältnis |
|---|---|---|---|---|---|
| Berufseinstieg | 2.300 € | 2.700 € | 3.100 € | 32.400 € | |
| Mit Berufserfahrung | 2.700 € | 3.200 € | 3.700 € | 38.400 € | |
| Mit langjähriger Erfahrung | 3.200 € | 3.800 € | 4.600 € | 45.600 € |
Das Gehalt hängt vor allem von Branche und Tarifbindung ab: Im öffentlichen Dienst gilt der TVöD oder TV-L, meist Entgeltgruppe 5 bis 6, in der Metall- und Elektroindustrie zahlen die IG-Metall-Tarifverträge deutlich mehr, während kleine Handwerksbetriebe und Praxen ohne Tarif oft am unteren Rand liegen. Weiterbildungen etwa in Buchhaltung oder Personal und Aufgaben in der Assistenz der Geschäftsführung heben das Gehalt spürbar.
Die Werte sind Orientierungswerte und keine amtliche Statistik. Sie sind aus öffentlich verfügbaren Erhebungen, Tarifwerken und Stellenanzeigen abgeleitet und auf volle Euro gerundet. Im Einzelfall entscheiden Betrieb, Tarifbindung, Region, Qualifikation und Verhandlung – die Abweichung nach oben wie nach unten kann erheblich sein.
Das Jahresbrutto ist das 12-fache des Monatswertes. Urlaubs- und Weihnachtsgeld sind nicht enthalten, weil sie sich von Branche zu Branche unterscheiden.
Bürokaufleute halten den Büroalltag eines Unternehmens oder einer Behörde am Laufen. Sie beantworten Anrufe und E-Mails, schreiben Briefe und Angebote, führen Terminkalender und bereiten Besprechungen vor. Ein großer Teil der Arbeit ist kaufmännisch: Rechnungen schreiben und prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Mahnungen verschicken, Material und Büroartikel bestellen, Lieferscheine abgleichen. In kleineren Betrieben kommen vorbereitende Buchhaltung, Lohnunterlagen oder Personalakten dazu, in größeren arbeiten Bürokaufleute oft in einer Abteilung wie Einkauf, Vertrieb, Personal oder Rechnungswesen. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Office-Programmen und branchenüblicher Software, etwa einem ERP-System wie SAP oder DATEV.
Der klassische Ausbildungsberuf Bürokaufmann wurde 2014 mit zwei anderen Büroberufen zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement zusammengelegt. Wer heute neu einsteigt, macht diese duale Ausbildung. Sie dauert drei Jahre, lässt sich bei guten Leistungen oder mit Abitur auf zwei bis zweieinhalb Jahre verkürzen und endet mit einer Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer oder, im öffentlichen Dienst und in Handwerksbetrieben, vor der zuständigen Stelle. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe stellen aber Bewerberinnen und Bewerber mit mittlerer Reife oder Abitur ein. Ein Quereinstieg ist möglich, etwa über Umschulungen der Arbeitsagentur oder über Assistenz- und Sachbearbeitungsstellen, bei denen Berufserfahrung und gute Office-Kenntnisse den Abschluss teilweise ersetzen.
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber einseitig: langes Sitzen, viel Bildschirmarbeit, wiederkehrende Abläufe. Wer Abwechslung im Freien oder am Menschen sucht, wird hier oft nicht glücklich. Gefragt sind Sorgfalt, ein sicherer Umgang mit Zahlen und Rechtschreibung sowie die Fähigkeit, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen, während Telefon und Postfach ständig unterbrechen. In kleinen Betrieben laufen viele Aufgaben bei einer Person zusammen, was zu Stress vor Monatsabschlüssen oder in Urlaubszeiten führt. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Teilzeit ist verbreitet und vergleichsweise leicht zu bekommen, was den Beruf für Menschen mit Familie attraktiv macht. Die Bezahlung liegt dagegen eher im unteren Mittelfeld der kaufmännischen Berufe.
Bürokräfte werden in fast jeder Branche gebraucht, die Zahl der Stellen ist entsprechend hoch. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung den Beruf spürbar: Ablage, Rechnungserfassung und einfache Korrespondenz werden zunehmend automatisiert, reine Schreib- und Sortiertätigkeiten fallen weg. Gute Chancen haben Bürokaufleute, die sich in Buchhaltung, Personalwesen, Projektassistenz oder Software gut auskennen. Mögliche Weiterbildungen sind Fachwirt für Büro- und Projektorganisation, Bilanzbuchhalter, Personalfachkauffrau oder Betriebswirt, mit Abitur auch ein Studium der Betriebswirtschaft. Damit öffnen sich Stellen in der Sachbearbeitung mit mehr Verantwortung, als Teamleitung oder in der Assistenz der Geschäftsführung.
Üblich ist die dreijährige duale Ausbildung zum Kaufmann oder zur Kauffrau für Büromanagement, die 2014 den Bürokaufmann abgelöst hat; sie endet mit einer IHK-Prüfung oder einer Prüfung vor der zuständigen Stelle. Mit Abitur oder guten Leistungen ist eine Verkürzung auf zwei bis zweieinhalb Jahre möglich, Erwachsene können den Abschluss über eine Umschulung erwerben.
Steuert kaufmännische Abläufe in Industrieunternehmen – von Einkauf und Vertrieb über Personal bis Rechnungswesen – nach einer dreijährigen dualen Ausbildung.
Kaufleute für Büromanagement organisieren Verwaltung, Schriftverkehr und kaufmännische Abläufe in Unternehmen und Behörden – der meistgewählte kaufmännische Ausbildungsberuf.
Kaufleute im Groß- und Außenhandelsmanagement kaufen Waren bei Herstellern ein und verkaufen sie an Handel, Handwerk und Industrie im In- und Ausland. Sie verhandeln Preise, steuern Lieferungen und kümmern sich um Lager, Zoll und Kundenbetreuung.
Personaldienstleistungskaufleute gewinnen Arbeitskräfte für Kundenunternehmen, vor allem in der Zeitarbeit und Personalvermittlung. Sie führen Bewerbungsgespräche, verhandeln mit Kunden und erledigen die kaufmännische und arbeitsrechtliche Verwaltung der eingesetzten Mitarbeitenden.
Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Anträge, Bescheide und Akten in Behörden und öffentlichen Einrichtungen und wenden dabei Gesetze und Verwaltungsvorschriften an. Sie sind Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger und arbeiten im Hintergrund an Haushalt, Personal und Organisation.
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