Was macht ein Bürokaufmann oder eine Bürokauffrau?
Bürokaufleute halten den Betrieb organisatorisch am Laufen. Sie beantworten E-Mails und Anrufe, schreiben Angebote und Briefe, legen Kundendaten an und pflegen Akten, digital wie auf Papier. Sie holen Vergleichsangebote ein, bestellen Büromaterial oder Waren, prüfen Lieferungen und Eingangsrechnungen und schreiben Ausgangsrechnungen. In vielen Betrieben gehören vorbereitende Buchhaltung, Mahnwesen und Zahlungsverkehr dazu, ebenso Aufgaben aus der Personalverwaltung wie Urlaubslisten, Krankmeldungen oder Arbeitszeiterfassung. Sie koordinieren Termine, planen Besprechungen und Dienstreisen und erstellen Tabellen und Auswertungen. Der Schwerpunkt hängt stark vom Betrieb ab: Im kleinen Handwerksbetrieb erledigt eine Person fast alles, im Konzern sind die Aufgaben auf Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb oder Personal verteilt.
Wie wird man Bürokaufmann oder Bürokauffrau?
Der Ausbildungsberuf Bürokaufmann/-frau wurde 2014 mit zwei anderen Büroberufen zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement zusammengelegt. In Stellenanzeigen ist die alte Bezeichnung trotzdem weit verbreitet, gemeint ist meist dieselbe Tätigkeit. Die duale Ausbildung dauert drei Jahre, bei guten Leistungen oder Abitur oft verkürzt, und endet mit der Prüfung vor der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, die meisten Betriebe erwarten aber mindestens einen mittleren Schulabschluss. Für Umsteigerinnen und Umsteiger gibt es Umschulungen, häufig von der Agentur für Arbeit gefördert, die in rund zwei Jahren zum gleichen Abschluss führen. Wer bereits länger im Büro gearbeitet hat, kann sich auch extern zur Prüfung anmelden.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit findet fast ausschließlich am Schreibtisch und am Bildschirm statt. Langes Sitzen, Belastung für Augen und Rücken sowie viele Unterbrechungen durch Telefon und Rückfragen gehören zum Alltag. Gefragt sind Sorgfalt, ein gutes Gespür für Zahlen, sicheres Deutsch in Wort und Schrift sowie routinierter Umgang mit Office-Programmen und branchenüblicher Software. Ein Teil der Aufgaben ist gleichförmig, etwa das Erfassen von Belegen oder das Pflegen von Daten. Zum Monatsende, bei Abschlüssen oder vor Fristen wird es oft hektisch. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Schichtdienst ist selten, Teilzeit in vielen Betrieben gut möglich. Die Bezahlung liegt im Vergleich zu anderen kaufmännischen Berufen eher im unteren bis mittleren Bereich, besonders in kleinen Betrieben ohne Tarifbindung.
Aussichten
Bürokräfte werden in nahezu allen Branchen gebraucht, entsprechend groß ist die Zahl der Stellen. Gleichzeitig ist der Beruf beliebt, sodass es bei attraktiven Arbeitgebern viele Bewerbungen gibt. Die Digitalisierung verändert das Berufsbild spürbar: Einfache Tätigkeiten wie Ablage, Datenerfassung oder Rechnungsprüfung werden zunehmend automatisiert, während Aufgaben wie Koordination, Kundenkontakt und die Arbeit mit ERP-Systemen wichtiger werden. Wer sich fortbildet, hat gute Entwicklungsmöglichkeiten, etwa als Fachwirt oder Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation, als Bilanzbuchhalter oder Bilanzbuchhalterin, in der Personalsachbearbeitung oder in der Assistenz der Geschäftsführung. Auch ein berufsbegleitendes Studium der Betriebswirtschaft ist ein üblicher Weg.