Was macht eine Team-Assistenz?
Eine Team-Assistenz hält einer Gruppe von Beschäftigten den organisatorischen Teil der Arbeit vom Hals. Anders als eine klassische Chefassistenz arbeitet sie meist nicht für eine einzelne Führungskraft, sondern für eine ganze Abteilung, etwa im Vertrieb, in der Entwicklung oder im Personalwesen. Der Tag besteht aus vielen kleinen Aufgaben: Termine abstimmen und Besprechungsräume buchen, Telefonate annehmen und weiterleiten, E-Mails sortieren, Briefe und Präsentationen nach Vorlage erstellen, Protokolle schreiben, Dienstreisen buchen und Reisekosten abrechnen. Dazu kommen Bestellungen von Büromaterial, die Pflege von Ablagen und Datenbanken, das Vorbereiten von Rechnungen zur Freigabe und die Organisation von Teamveranstaltungen. Häufig betreut die Team-Assistenz auch neue Kolleginnen und Kollegen in den ersten Tagen, richtet Zugänge ein und erklärt Abläufe. Gearbeitet wird fast ausschließlich am Bildschirm mit Office-Programmen, Kalendersystemen und oft einer ERP-Software wie SAP.
Wie wird man Team-Assistenz?
Der übliche Weg ist eine dreijährige duale Ausbildung als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement, die sich bei guten Leistungen verkürzen lässt. Auch andere kaufmännische Ausbildungen, etwa im Groß- und Außenhandel oder in der Industrie, werden in Stellenanzeigen anerkannt. Ein fester Ausbildungsberuf mit dem Namen Team-Assistenz existiert nicht. Der Quereinstieg ist verbreitet: Wer Berufserfahrung im Büro, sichere Office-Kenntnisse und gutes Deutsch mitbringt, findet auch ohne kaufmännischen Abschluss Stellen, vor allem über Zeitarbeit. Weiterbildungen zur geprüften Office-Managerin oder zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation bei der IHK verbessern die Chancen. In international aufgestellten Unternehmen wird gutes Englisch fast immer verlangt.
Was der Beruf verlangt
Die Arbeit ist körperlich leicht, aber geistig zerstückelt. Ständige Unterbrechungen durch Anrufe, Nachfragen und dringende Wünsche verschiedener Personen gehören dazu, und alle halten ihr eigenes Anliegen für das wichtigste. Wer sich schlecht abgrenzen kann oder Ruhe für konzentrierte Arbeit braucht, empfindet das schnell als belastend. Viele Aufgaben sind Routine und wiederholen sich, Anerkennung für reibungslose Abläufe bleibt oft aus, Fehler fallen dagegen sofort auf. Die Arbeitszeiten sind meist regelmäßig und tagsüber, Teilzeit und mobiles Arbeiten sind häufiger möglich als in vielen anderen Berufen. Langes Sitzen am Bildschirm kann auf Rücken und Augen gehen. Gefragt sind Sorgfalt, Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen, Freundlichkeit unter Zeitdruck und die Fähigkeit, Prioritäten selbst zu setzen.
Aussichten
Stellen gibt es in fast allen Branchen und Regionen, die Nachfrage ist stabil. Gleichzeitig übernehmen digitale Werkzeuge zunehmend einfache Aufgaben wie Terminvereinbarung, Reisebuchung und Ablage, sodass reine Sekretariatsarbeit weniger wird. Gefragt bleiben Assistenzen, die Projekte mitsteuern, Budgets im Blick behalten und mit Software sicher umgehen. Weiterentwickeln lässt sich der Beruf zur Assistenz der Geschäftsführung, zur Office-Managerin, in die Projektassistenz oder durch Spezialisierung in Bereiche wie Personal, Einkauf oder Veranstaltungsorganisation. Mit einer Fachwirt-Weiterbildung sind auch Sachbearbeitungs- und Leitungsaufgaben im Büro erreichbar.