Überstunden: wann sie bezahlt werden müssen

Zwei Stunden länger geblieben, weil die Tour nicht fertig war. Ob diese Stunden bezahlt werden, entscheidet nicht das Gefühl von Fairness, sondern der Arbeitsvertrag, ein etwaiger Tarifvertrag und im Streitfall das Arbeitsgericht. Und dort verliert nicht, wer keine Überstunden geleistet hat, sondern wer sie nicht darlegen kann.

Was eine Überstunde ist, und was nicht

Eine Überstunde ist jede Arbeitsstunde über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus. Das ist die am häufigsten missverstandene Regel: Maßstab ist Ihr Vertrag, nicht die Acht-Stunden-Marke des Arbeitszeitgesetzes. Wer 30 Stunden pro Woche vereinbart hat und 34 arbeitet, hat vier Überstunden geleistet, auch wenn kein Tag länger als acht Stunden war. Umgekehrt entsteht an einem Zehn-Stunden-Tag keine Überstunde, wenn der Vertrag eine ungleichmäßige Verteilung vorsieht und die Woche im vereinbarten Rahmen bleibt.

Tarifverträge unterscheiden zusätzlich zwischen Überstunden und Mehrarbeit, und die Begriffe sind dort nicht immer deckungsgleich mit dem allgemeinen Sprachgebrauch. Sehen Sie deshalb zuerst nach, welche Wochenarbeitszeit in Ihrem Vertrag steht und welche Klausel zu Mehrarbeit folgt. Worauf Sie dabei achten sollten, steht ausführlicher unter Arbeitsvertrag lesen.

Für Teilzeitbeschäftigte kommt ein weiterer Punkt hinzu. Regelungen, die einen Überstundenzuschlag erst oberhalb der Vollzeitarbeitszeit gewähren, benachteiligen Teilzeitkräfte; der Europäische Gerichtshof hat das 2023 in der Sache C-660/20 beanstandet. Wer in Teilzeit regelmäßig über die vereinbarte Zeit hinaus arbeitet, sollte die Zuschlagsregelung daraufhin prüfen.

Angeordnet, gebilligt, geduldet

Bezahlt werden Überstunden nicht, weil sie angefallen sind, sondern weil der Arbeitgeber sie veranlasst hat. Die Rechtsprechung kennt vier Varianten: ausdrücklich angeordnet, nachträglich gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit objektiv notwendig. Geduldet heißt: der Arbeitgeber wusste davon und hat nichts unternommen, um sie abzustellen.

Hier liegt die eigentliche Hürde. Das Bundesarbeitsgericht hat am 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) bestätigt, dass die Darlegungs- und Beweislast beim Arbeitnehmer bleibt, und zwar in zwei Stufen. Erstens müssen Sie darlegen, an welchen Tagen Sie von wann bis wann gearbeitet oder sich auf Weisung bereitgehalten haben. Zweitens, dass diese Stunden vom Arbeitgeber veranlasst waren. Der Fall betraf einen Auslieferungsfahrer, der sich auf die technische Zeiterfassung seines Arbeitgebers stützte: Diese hielt zwar Anfang und Ende des Arbeitstages fest, aber keine Pausen und nichts zur Veranlassung. Die Klage blieb deshalb überwiegend erfolglos.

Praktisch bedeutet das: Eine eigene Aufstellung mit Datum, Beginn, Ende, Pause und Tätigkeit ist mehr wert als die Erinnerung an ein anstrengendes Quartal. Notieren Sie auch, wer die Mehrarbeit angeordnet oder davon gewusst hat. Eine E-Mail mit der Tourenplanung oder ein Schichtplan mit Handeintrag ist im Prozess brauchbares Material.

Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Unabhängig von der Bezahlung setzt das Arbeitszeitgesetz eine harte Obergrenze. Nach § 3 ArbZG beträgt die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. Der Ausgleich ist also Pflicht, nicht Kulanz.

Dazu kommen die Pausen nach § 4 ArbZG, mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden, und die Ruhezeit nach § 5 ArbZG: elf Stunden ununterbrochen zwischen zwei Einsätzen. Wer um 22 Uhr Schluss macht, darf regulär nicht um 6 Uhr wieder anfangen. Für einzelne Branchen erlauben §§ 7 und 12 ArbZG tarifliche Abweichungen, etwa eine Verkürzung auf zehn Stunden mit Ausgleich. In Bereichen mit Rufbereitschaft und Wechselschicht ist das üblich; wenn Sie sich auf Stellen mit Schichtdienst bewerben, lohnt die Frage nach dem konkreten Schichtmodell schon im Gespräch.

Ein Verstoß gegen diese Grenzen ist eine Ordnungswidrigkeit und kann nach § 22 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro belegt werden. Wichtig für Sie: Die Stunden werden dadurch nicht unbezahlt. Auch rechtswidrig angeordnete Arbeitszeit ist zu vergüten.

Geld, Zuschlag oder Freizeit

Einen gesetzlichen Überstundenzuschlag gibt es nicht. Der Vergütungsanspruch selbst folgt aus dem Arbeitsvertrag, hilfsweise aus § 612 Abs. 1 BGB, wenn eine Vergütung nach den Umständen zu erwarten war. Ein Aufschlag von 25 oder 50 Prozent steht dagegen nur zu, wenn Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag ihn vorsehen. Wie solche Aufschläge aufgebaut sind und welche steuerlich begünstigt sind, behandelt Zuschläge und Zulagen genauer.

Freizeitausgleich statt Auszahlung ist zulässig, wenn er vereinbart ist, meist über ein Arbeitszeitkonto. Achten Sie auf drei Details: die Kappungsgrenze, oberhalb derer Stunden ersatzlos verfallen, die Frist für den Abbau und die Regelung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Ein Guthaben, das beim Ausscheiden nicht ausgezahlt wird, ist eine vertragliche Gestaltung, keine Selbstverständlichkeit. Auf der Abrechnung erkennen Sie geleistete Stunden häufig an einer eigenen Lohnart; welche Zeilen dort was bedeuten, erklärt Lohnabrechnung verstehen.

Eine Nebenwirkung wird oft übersehen: Für das Urlaubsentgelt bleibt die Überstundenvergütung nach § 11 Abs. 1 Satz 1 BUrlG ausdrücklich außer Betracht. Wer viele Überstunden leistet, verdient im Urlaub also nicht mehr; Grundlage ist der Verdienst ohne diese Stunden. Mehr zur Berechnung steht unter Urlaubsanspruch.

Pauschal abgegolten, meist unwirksam

Die Klausel „Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten" steht in vielen Verträgen und hält in dieser Form selten. Das Bundesarbeitsgericht sieht darin einen Verstoß gegen das Transparenzgebot des § 307 Abs. 1 Satz 2 BGB: Wer bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, wie viel Arbeit er für sein Gehalt schuldet, ist unangemessen benachteiligt (Urteil vom 22. Februar 2012, 5 AZR 765/10). Ist die Klausel unwirksam, gilt die gesetzliche Regel, und die Stunden sind zu bezahlen.

Zulässig bleibt eine begrenzte Pauschale, etwa „bis zu zehn Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten". Dann ist der Umfang bestimmbar. Zwei Grenzen gelten trotzdem. Erstens der Mindestlohn: Gehalt geteilt durch alle tatsächlich geleisteten Stunden darf 13,90 Euro brutto (Stand 1. Januar 2026) nicht unterschreiten. Zweitens die Gegenrichtung: Bei sehr hohen Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung, 2026 bei 8.450 Euro im Monat, kann eine objektive Vergütungserwartung für Überstunden fehlen. Dann besteht auch ohne Klausel kein Anspruch.

Die Ausschlussfrist, die den Anspruch kippt

Der häufigste Grund, warum berechtigte Ansprüche ins Leere laufen, ist keine Rechtsfrage der Überstunden, sondern eine Frist. Viele Arbeitsverträge enthalten eine zweistufige Ausschlussfrist: Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend gemacht und danach innerhalb weiterer drei Monate eingeklagt werden. Fällig wird die Überstundenvergütung mit dem üblichen Abrechnungstermin, in der Regel also mit dem Gehalt des Folgemonats. Zwölf Monate stillhalten heißt dann: neun Monate sind weg.

Zwei Einschränkungen helfen. Fristen unter drei Monaten hält das Bundesarbeitsgericht für unangemessen kurz und damit für unwirksam. Und eine Verfallklausel in einem Arbeitsvertrag, die den gesetzlichen Mindestlohn nicht ausdrücklich ausnimmt, ist bei Verträgen aus der Zeit nach dem Inkrafttreten des Mindestlohngesetzes insgesamt unwirksam (BAG, 18. September 2018, 9 AZR 162/18). Tarifliche Fristen dagegen dürfen kürzer sein und sind wirksam; welche Regelungen ein Tarifwerk mitbringt, ordnet Tarifvertrag verstehen ein. Ohne Ausschlussfrist gilt die Verjährung von drei Jahren ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand.

Die Geltendmachung muss nicht kompliziert sein: Zeitraum, Anzahl der Stunden, Summe, Bitte um Abrechnung. Datum und Zugang sollten belegbar sein.

Erfassen, bevor gestritten wird

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Recht, nämlich § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in europarechtskonformer Auslegung, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einführen müssen. Das Gericht hat damit die Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs von 2019 (C-55/18) umgesetzt. Unabhängig davon verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG schon lange, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren.

Für Sie folgt daraus nichts Automatisches. Die Erfassungspflicht des Betriebs nimmt Ihnen im Vergütungsprozess die Darlegungslast nicht ab. Sie verbessert aber Ihre Lage, weil Sie Einsicht in die Aufzeichnungen verlangen können, und in einem Betrieb mit Betriebsrat ist die Ausgestaltung mitbestimmt. Wo keine verlässliche Erfassung existiert, führen Sie Ihre eigene, täglich und knapp. In der Technik und Instandhaltung mit Rufbereitschaft und Anfahrtszeiten ist das besonders lohnend, weil dort die Frage, was Arbeitszeit ist und was nicht, häufiger strittig wird als die Anzahl der Stunden.

Dieser Ratgeber ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn es um eine größere Summe oder um eine Kündigung im Zusammenhang mit der Forderung geht, klären Sie den Einzelfall mit einer Fachanwältin, der Gewerkschaft oder der zuständigen Rechtsberatung, und zwar innerhalb der Ausschlussfrist, nicht danach.