Beim Urlaub streiten die Beteiligten selten über die Tage und fast immer über die Rechnung dahinter: wie viel bleibt bei Teilzeit, was passiert mit dem Rest im Januar, und ob der Anspruch aus dem Vorjahr noch besteht. Die Antworten stehen im Bundesurlaubsgesetz, sind aber an drei Stellen von der Rechtsprechung überschrieben worden.
Das gesetzliche Minimum und wie es gemeint ist
§ 3 Abs. 1 BUrlG nennt 24 Werktage im Kalenderjahr. Werktage sind alle Tage außer Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen, also auch der Samstag. Das Gesetz rechnet damit in einer Sechstagewoche. Wer an fünf Tagen arbeitet, hat deshalb keine 24, sondern 20 Urlaubstage - dieselbe Freizeit, anders gezählt: vier Kalenderwochen im Jahr.
Das ist eine Untergrenze. Nach § 13 BUrlG darf zum Nachteil des Arbeitnehmers grundsätzlich nicht davon abgewichen werden; Tarifverträge haben in einem engen Rahmen mehr Spielraum. Nach oben ist alles offen, und die meisten Verträge gehen darüber hinaus, häufig auf 25 bis 30 Tage. Sonderregeln gibt es für Jugendliche unter 18 Jahren, deren Anspruch sich nach § 19 JArbSchG nach dem Alter staffelt, und für schwerbehinderte Menschen, die nach § 208 SGB IX fünf zusätzliche Urlaubstage im Jahr erhalten, bei einer Fünftagewoche also eine weitere Woche.
Wichtig für alles Folgende ist die Trennung von gesetzlichem und übergesetzlichem Urlaub. Für die ersten 20 Tage gelten die Regeln des Gesetzes zwingend. Für die Tage darüber darf der Arbeitsvertrag eigene Regeln zu Verfall, Kürzung und Abgeltung aufstellen - tut er das nicht ausdrücklich, gelten für den gesamten Urlaub die gesetzlichen Regeln. Deshalb ist die Formulierung im Vertrag wichtiger als die Zahl, und deshalb steht der Punkt auch in Arbeitsvertrag lesen.
Umrechnung bei Teilzeit und wechselnden Tagen
Maßgeblich ist nicht die Stundenzahl, sondern die Zahl der Arbeitstage in der Woche. Die Formel lautet:
Urlaubstage = 24 geteilt durch 6 mal Zahl der Wochenarbeitstage.
Bei vier Tagen ergibt das 16 Tage, bei drei Tagen 12, bei zwei Tagen 8. Wer bei einer Vollzeitstelle mit 30 Tagen auf vier Tage reduziert, kommt entsprechend auf 24 Tage. Entscheidend ist dabei, dass die Freizeit gleich bleibt: In beiden Fällen sind es sechs Urlaubswochen.
Wer die Stunden reduziert, aber weiter an fünf Tagen arbeitet, behält die Zahl der Urlaubstage unverändert. Nur das Urlaubsentgelt sinkt mit dem Gehalt.
Bei wechselnden Arbeitstagen - Schichtdienst, Dienstplan, Einsatz nach Bedarf - wird auf das Jahr gerechnet: Zahl der Jahresarbeitstage geteilt durch die Jahresarbeitstage einer Vollzeitkraft, multipliziert mit deren Urlaubstagen. Wer im Jahresschnitt 3,5 Tage in der Woche arbeitet, hat bei 30 Tagen Vollzeiturlaub 21 Tage. Solche Modelle sind vor allem im Schicht- und Wochenenddienst verbreitet, etwa bei den Arbeitgebern im Gesundheitswesen. Wenn sich die Verteilung mitten im Jahr ändert, wird der Anspruch für die Abschnitte getrennt berechnet und am Ende zusammengezählt; nachträglich gekürzt wird nicht.
Wartezeit und Teilurlaub
Der volle Jahresanspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten Bestehen des Arbeitsverhältnisses (§ 4 BUrlG). Das heißt nicht, dass Sie vorher keinen Urlaub nehmen dürfen. In den ersten sechs Monaten besteht ein Anspruch auf Teilurlaub von einem Zwölftel für jeden vollen Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG), und die Probezeit ändert daran nichts, siehe Probezeit.
Dasselbe Zwölftel gilt beim Austritt, wenn das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte endet oder die Wartezeit nicht erfüllt war. Scheiden Sie dagegen nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte aus, bleibt der volle Jahresanspruch bestehen - auch wenn Sie nur bis September gearbeitet haben. Umgekehrt darf der Arbeitgeber zu viel gewährten Urlaub nach § 5 Abs. 3 BUrlG nicht zurückfordern.
Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden nach § 5 Abs. 2 BUrlG auf ganze Tage aufgerundet. Ein Beispiel: Eintritt am 1. April, Fünftagewoche, 30 Tage vertraglicher Jahresurlaub, Ausscheiden am 31. Mai desselben Jahres. Zwei vollendete Monate ergeben 2 mal 2,5 gleich 5 Tage. Bei Eintritt am 1. April und Verbleib im Betrieb entstehen bis zum Jahresende neun Zwölftel, also 22,5 Tage, aufgerundet 23.
Übertragung und der 31. März
Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist nach § 7 Abs. 3 BUrlG nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe sie rechtfertigen - der übertragene Urlaub muss dann bis zum 31. März gewährt und genommen sein. Nach dem Gesetzeswortlaut verfällt er danach.
Drei Punkte dazu. Erstens verlängern viele Arbeitsverträge und Tarifverträge diese Frist, häufig bis zum 30. Juni oder bis zum Jahresende; das ist zulässig, weil es zugunsten des Arbeitnehmers wirkt. Zweitens genügt es nicht, den Urlaub im März zu beantragen: Er muss genommen sein. Drittens ist der Antrag Ihre Sache - wer im Dezember 14 Tage offen hat und nichts unternimmt, kann sich später nicht darauf berufen, dass niemand ihn erinnert habe. Mit einer wichtigen Ausnahme, und die steht im nächsten Abschnitt.
Kein Verfall ohne Hinweis
Seit einer Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs von 2018 und der anschließenden Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts trägt der Arbeitgeber eine Hinweisobliegenheit. Er muss den Arbeitnehmer klar und rechtzeitig darauf hinweisen, wie viele Urlaubstage offen sind und dass sie am Jahresende oder zum 31. März verfallen, wenn sie nicht genommen werden. Unterbleibt dieser Hinweis, verfällt der Urlaub nicht - er wird in das Folgejahr übertragen und tritt zum neuen Anspruch hinzu.
Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 nachgelegt: Auch die dreijährige Verjährung nach § 195 BGB beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Wer über Jahre nie einen solchen Hinweis erhalten hat, kann deshalb Ansprüche haben, die weit zurückreichen. Für die Praxis heißt das zweierlei: Als Arbeitnehmer bewahren Sie die jährliche Urlaubsübersicht auf. Und wenn Ihnen eine solche Mitteilung nie zugegangen ist, ist die Aussage „der Urlaub von 2024 ist längst verfallen" nicht ohne Weiteres richtig. Achten Sie dabei auch auf vertragliche Ausschlussfristen, die für die Abgeltung eine Rolle spielen können.
Krankheit und die Grenze nach 15 Monaten
Urlaub, den Sie wegen Arbeitsunfähigkeit nicht nehmen konnten, verfällt nicht am 31. März. Er erlischt nach der Rechtsprechung 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also mit dem 31. März des zweiten Folgejahres. Der Urlaub aus 2026 wäre demnach bei durchgehender Erkrankung bis zum 31. März 2028 zu nehmen.
Zwei Einschränkungen. War der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr zeitweise arbeitsfähig und hätte Urlaub nehmen können, greift die 15-Monats-Grenze nur, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweispflicht nachgekommen ist. Und wer während eines bereits genehmigten Urlaubs krank wird, verbraucht diese Tage nicht: Nach § 9 BUrlG werden die durch Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Tage nicht auf den Jahresurlaub angerechnet, wenn die Erkrankung ärztlich bescheinigt ist. Der Urlaub verlängert sich dadurch nicht automatisch; die Tage werden zurückgebucht und neu beantragt.
Abgeltung bei Beendigung
Solange das Arbeitsverhältnis läuft, ist Urlaub freizugeben und nicht auszuzahlen. Erst wenn es endet und der Urlaub wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden kann, wird er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abgegolten. In der Kündigungsfrist geht deshalb beides: Der Arbeitgeber kann Sie zum Urlaub einteilen, oder er zahlt die Tage aus. Die Freistellung muss dabei ausdrücklich unwiderruflich und unter Anrechnung auf den Urlaub erklärt werden, sonst ist der Anspruch nicht erfüllt. Wie lange diese Frist im Einzelfall läuft, ergibt sich aus Kündigungsfristen.
Die Höhe richtet sich nach § 11 BUrlG: Grundlage ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor dem Urlaub, ohne zusätzlich gezahltes Überstundenentgelt, aber einschließlich Zuschlägen und Provisionen. Auf der Abrechnung erscheint die Abgeltung als steuer- und beitragspflichtiger Bestandteil, also nicht netto - was dort in welcher Zeile steht, zeigt Lohnabrechnung verstehen.
Zwei Punkte für den Wechsel: Der neue Arbeitgeber muss Urlaub nicht doppelt gewähren, deshalb gehört die Bescheinigung über den gewährten Urlaub nach § 6 Abs. 2 BUrlG zu den Unterlagen, die Sie beim Ausscheiden verlangen können. Und Regelungen, die über das Gesetz hinausgehen, stammen oft aus einem Tarifwerk, siehe Tarifvertrag verstehen.
Dieser Text ordnet die Regeln ein und ist keine Rechtsberatung. Wo es um Urlaub aus mehreren Jahren, um eine Erkrankung über den Jahreswechsel oder um die Abgeltung nach einer Kündigung geht, hängt das Ergebnis an Daten und Formulierungen im Einzelfall - dort lohnt der Gang zur Gewerkschaft oder in eine arbeitsrechtliche Beratung, bevor Sie eine Abrechnung unterschreiben.
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