Arbeitszeugnis verstehen: Notenstufen, Codes und Nachbesserung

Ein Arbeitszeugnis liest sich beim ersten Durchgang meist harmlos. Genau das ist das Problem: Die Bewertung steckt nicht in dem, was dort steht, sondern in der Wortwahl und in dem, was fehlt. Wer die Systematik kennt, erkennt in fünf Minuten, ob das Papier bei einer Bewerbung hilft oder schadet.

Welches Zeugnis Ihnen zusteht

Die Grundlage steht in § 109 GewO. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses haben Sie Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Es gibt zwei Ausbaustufen.

Das einfache Zeugnis nennt nur Art und Dauer der Tätigkeit. Es ist eine Tätigkeitsbescheinigung, kein Urteil. Das qualifizierte Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Führung im Arbeitsverhältnis. Sie bekommen es nicht automatisch, sondern nur, wenn Sie es verlangen (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO). Verlangen sollten Sie es fast immer: Ein einfaches Zeugnis wirkt in der Bewerbung wie ein Rückzug, weil Leser vermuten, dass die Bewertung verschwiegen werden sollte.

Der Anspruch ist eine Bringschuld von Ihnen, keine von der Personalabteilung. Fordern Sie das Zeugnis schriftlich an, mit Datum, und geben Sie an, dass Sie ein qualifiziertes Zeugnis wünschen. Wird Ihnen schon vorher eines zugeschickt, ohne dass Sie etwas gesagt haben, ist das ein Kulanzangebot, das Ihren Anspruch auf eine andere Fassung nicht erledigt.

Das Zwischenzeugnis steht nicht im Gesetz. Der Anspruch folgt aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 BGB) und setzt ein berechtigtes Interesse voraus. Anerkannt sind unter anderem: Wechsel des Vorgesetzten, Versetzung, Betriebsübergang, eine bevorstehende Elternzeit, eine geplante Weiterbildung oder eine eigene Bewerbung. Der letzte Punkt ist heikel, weil er die Absicht offenlegt. Wenn Sie parallel suchen, sollten Sie vorher überlegen, wie Sie den Wechsel zeitlich anlegen.

Eine elektronische Fassung genügt nicht. § 109 Abs. 3 GewO schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Eine PDF-Datei mit eingescannter Unterschrift ist kein Zeugnis im Rechtssinn, auch wenn sie in der Praxis oft akzeptiert wird.

Wohlwollend und wahr: woher die Geheimsprache kommt

Die Rechtsprechung verlangt vom Zeugnis zwei Dinge gleichzeitig. Es muss wahr sein, damit ein künftiger Arbeitgeber sich darauf verlassen kann. Und es muss wohlwollend sein, damit es das weitere Berufsleben nicht ohne Not erschwert. Beides passt nur dann zusammen, wenn eine schlechte Bewertung freundlich klingt.

Daraus ist über Jahrzehnte eine Zeugnissprache entstanden, in der ein Lob ohne Steigerung eine Abwertung ist. Sie ist keine Verschwörung, sondern das rechnerische Ergebnis dieser beiden Pflichten.

Der Gesetzgeber hat versucht, die Auswüchse zu begrenzen. § 109 Abs. 2 GewO verbietet Formulierungen, die eine andere Aussage treffen, als sie dem Wortlaut nach erkennbar ist, und ebenso Merkmale, die den Zweck haben, eine andere als die aus der äußeren Form ersichtliche Aussage zu machen. Gemeint sind echte Geheimzeichen: ein auffälliges Satzzeichen, ein Fleck an bestimmter Stelle, eine abweichende Schriftart. Die eingespielten Notenformeln fallen nicht darunter, weil ihre Bedeutung allgemein bekannt ist.

Die Notenstufen der Leistungsbeurteilung

Die Leistungsbeurteilung endet in fast jedem Zeugnis mit einem Zufriedenheitssatz. Drei Bausteine entscheiden über die Note: ein Zeitadverb („stets", „immer", „jederzeit"), ein Steigerungswort („vollsten", „vollen") und das Bezugswort „Zufriedenheit".

• „hat die Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt" — sehr gut
• „hat die Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt" — gut
• „hat die Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt" — befriedigend
• „hat die Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erledigt" — noch befriedigend bis ausreichend
• „hat die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt" — ausreichend
• „hat die Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt" — mangelhaft
• „hat sich bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen" — ungenügend

Prüfen Sie Ihr Zeugnis Wort für Wort gegen diese Reihe. Der Unterschied zwischen „vollsten" und „vollen" ist eine ganze Note. Das Fehlen von „stets" ist ebenfalls eine ganze Note. Dass „vollsten" grammatisch ein doppelter Superlativ und damit eigentlich falsch ist, ändert daran nichts; das Bundesarbeitsgericht hat die Formel als Ausdruck der Bestnote anerkannt.

Ein Warnsignal ist die Beschreibung ohne Bewertung. Wenn eine Tätigkeitsliste über zwei Absätze läuft und danach kein Zufriedenheitssatz kommt, ist das Zeugnis nicht neutral, sondern leer — und Leser deuten Leere als schlecht.

Verhaltensbeurteilung und die Reihenfolge der Genannten

Nach der Leistung folgt die Führung, also das Verhalten. Der Standardsatz nennt die Gruppen, zu denen Sie ein Verhältnis hatten: Vorgesetzte, Kolleginnen und Kollegen, Kunden. Zwei Dinge sind hier aussagekräftig.

Erstens die Formel selbst. „Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war stets vorbildlich" ist die Spitze. „war einwandfrei" liegt darunter, „war korrekt" noch tiefer, weil Korrektheit nur die Einhaltung des Notwendigen bescheinigt.

Zweitens die Reihenfolge und die Vollständigkeit. Üblich ist die Nennung der Vorgesetzten zuerst. Fehlt eine Gruppe ganz, ist das das eigentliche Signal: Wer nur ein gutes Verhältnis zu Kollegen bescheinigt bekommt, aber keines zu Vorgesetzten, hat vermutlich Konflikte nach oben gehabt. Fehlen die Kunden in einer Vertriebstätigkeit, fällt das besonders auf. Diese Lesart ist verbreitet, aber sie ist keine gesicherte Rechtsregel — ein Gericht wird eine unvollständige Aufzählung nur beanstanden, wenn sie tatsächlich eine Aussage verbirgt.

Schlussformel, typische Codes und die Form

Die Schlussformel ist der Satz über Bedauern, Dank und Zukunftswünsche. Sie gehört nicht zum gesetzlichen Inhalt, und das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass es keinen Anspruch auf eine Dankes- und Bedauernsformel gibt. Rechtlich ist ihr Fehlen also kein Mangel.

In der Praxis ist es einer. Weil die Formel in gut bewerteten Zeugnissen fast immer steht, liest ein Personalverantwortlicher ihr Fehlen als kühlen Abschied. Dasselbe gilt für die Halbfassung: Wer nur „Wir wünschen ihm für die Zukunft alles Gute" schreibt, ohne Dank für die Zusammenarbeit und ohne Bedauern über das Ausscheiden, sagt damit etwas. Verlangen können Sie die Formel nicht. Höflich darum bitten, bevor das Papier gedruckt ist, können Sie immer.

Zu den wiederkehrenden Codes gehören Sätze, die ein Lob an die falsche Stelle setzen. „Sie war wegen ihrer Pünktlichkeit ein Vorbild" lobt das Einzige, was zu loben war. „Durch seine Geselligkeit trug er zur Verbesserung des Betriebsklimas bei" wird als Hinweis auf Alkohol gelesen. „Er zeigte Verständnis für seine Aufgaben" bescheinigt Einsicht, nicht Erledigung. „Sie erledigte alle Arbeiten mit großem Fleiß und Interesse" lobt die Anstrengung statt des Ergebnisses. Wichtig: Solche Sätze verstoßen eher gegen § 109 Abs. 2 GewO als die Notenformeln, weil ihre Doppelbödigkeit nicht allgemein bekannt ist. Hier haben Sie die besseren Karten.

Zur Form: Das Zeugnis gehört auf das Geschäftspapier des Arbeitgebers, in Maschinenschrift, ohne Streichungen, ohne Flecken und ohne Rechtschreibfehler. Das Ausstellungsdatum ist grundsätzlich der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses; ein deutlich späteres Datum verrät einen Streit und ist auf Verlangen zu korrigieren. Unterschreiben muss eine Person, die im Betrieb über Ihnen stand oder zur Vertretung berechtigt ist — eine Unterschrift der Sachbearbeitung genügt nicht. Falten für den Briefversand ist zulässig, solange eine Kopie des Zeugnisses keinen sichtbaren Knick zeigt.

Nachbesserung verlangen: Beweislast und Fristen

Wenn die Note nicht stimmt, ist der erste Schritt kein Anwalt, sondern eine sachliche schriftliche Aufforderung: welcher Satz beanstandet wird, welche Fassung Sie stattdessen wünschen, mit einer Frist von zwei Wochen. Viele Betriebe korrigieren ohne Diskussion, weil der Aufwand geringer ist als der Streit.

Entscheidend ist die Beweislast, und sie ist unbequem verteilt. Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass eine durchschnittliche Bewertung — also „zu unserer vollen Zufriedenheit", Note befriedigend — den Regelfall abbildet. Wer mehr will, muss die Tatsachen für die bessere Leistung darlegen und beweisen: Zielerreichungen, Umsatzzahlen, Beurteilungen aus Mitarbeitergesprächen, Prämien, Zeugnisse über abgeschlossene Qualifizierungen und Nachweise. Umgekehrt muss der Arbeitgeber beweisen, wenn er unter befriedigend bleiben will. Deshalb lohnt es sich, Leistungsbelege schon während des Arbeitsverhältnisses zu sammeln und nicht erst nach der Kündigung zu suchen.

Bei den Fristen gilt es, zwei Dinge zu trennen. Der Anspruch selbst verjährt in drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Viel früher greifen aber vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen: Klauseln, nach denen alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis binnen drei Monaten schriftlich geltend zu machen sind, sind verbreitet und wirksam. Ob der Zeugnisanspruch darunterfällt, ist im Einzelfall umstritten — verlassen sollten Sie sich darauf nicht. Sehen Sie in Ihrem Arbeitsvertrag und in einem geltenden Tarifvertrag nach, welche Frist dort steht, und handeln Sie innerhalb der kürzeren. Unabhängig davon kann der Anspruch verwirken, wenn Sie Jahre verstreichen lassen und der Betrieb sich auf Ihr Schweigen einrichtet.

Dieser Text ist ein Ratgeber und keine Rechtsberatung. Was in Ihrem Fall gilt, hängt vom Vertrag, von einem Tarifwerk und von der Bewertung Ihres Sachverhalts ab. Bei einer streitigen Note, bei einer Ausschlussfrist, die schon läuft, oder wenn die Kündigung gleichzeitig angegriffen wird, klären Sie die Lage mit einer Fachanwältin für Arbeitsrecht, der Gewerkschaft oder einer Beratungsstelle. Das gute Zeugnis nützt Ihnen ohnehin erst, wenn die Bewerbung daneben stimmt — die Unterlagen selbst behandelt der Beitrag zum Aufbau des Lebenslaufs.